Деловая поездка в экзотическую страну. Нюансы организации и правила поведения. Мнение Сергея Майорова, руководителя департамента тревел-поддержки крупнейшего онлайн-магазина одежды, обуви и аксессуаров

Ассоциация Бизнес Туризма (АБТ) рада объявить о том, что в "Вестнике АБТ" появилась новая рубрика - "Взгляд профессионала". В ней корпоративные покупатели тревел-услуг поделятся с читателями своим мнением относительно основных процессов, происходящих в бизнес-туризме, и расскажут о профессиональной деятельности. Сергей Майоров, руководитель департамента тревел-поддержки крупнейшего онлайн-магазина одежды, обуви и аксессуаров, раскрывает все секреты успешного рабочего визита.

Деловая поездка в экзотическую страну, безусловно, должна готовиться заблаговременно. Сотрудники нашей компании часто посещают с рабочими визитами Бразилию, Индию и Китай. Совсем недавно наш top-manager был на переговорах с крупными поставщиками обуви. Деловая встреча проходила в Бразилии. Я лично готовил эту поездку. Директор за 5 дней посетил 2 города: Сан-Пауло и Порто-Алегре. Он сделал 2 пересадки (Париж, Сан-Пауло) до конечного пункта назначения (Порто-Алегре, Бразилия). Согласование перелетов заняло много времени. Мне пришлось "балансировать" между его пожеланиями по авиакомпаниям, ценой билета, оптимальной стыковкой на пересадочных рейсах. При этом "оптимальный" - это не синоним слова "минимальный". Ведь в случае задержки одного из рейсов, весь график может быть нарушен. При таких сложных маршрутах нужно обращать внимание: совпадают ли аэропорты прилета и вылета во время стыковок.

Главное - идти по намеченному графику

В нашей компании все летают эконом-классом, даже top-managment. Единственный бонус для руководства: возможность бронировать классы эконом-оптимум и эконом-премиум на дальние перелеты. При наличии золотых бонусных карт пассажир может повысить класс обслуживания до бизнес-класса за свои накопленные мили, либо расположиться на местах "комфорт", если они есть в наличии.

Для тревел-координатора очень важно продумать все детали, от стадии согласования встречи, до момента прилета обратно. Наличие визы, срок действия паспорта - первое, о чем стоит позаботиться, еще на этапе планирования поездки. Если вы только собираетесь подавать документы на визу, важно заранее проверить, все ли требования соблюдены. Это поможет избежать задержек при получении паспорта.

В одной из Китайских провинций располагается фабрика, где мы выпускаем продукцию под собственным брендом. Приблизительно за 1,5-2 месяца до поездки, мы начинаем вести переписку с партнерами: согласовываем даты и время. Чтобы сократить риски отмены командировок в последний момент, необходимо донести до партнеров всю важность предстоящей встречи.

Выбирая дальние перелеты, учитывайте разницу во времени. Например, с Китаем и другими странами Юго-Восточной Азии, разница может составлять +4 часа и даже больше. Поэтому здесь удобно будет забронировать прямой ночной перелет. Вылетая примерно в 20:00 из Москвы, вы прилетаете в Гуанчжоу около 09:00 утра следующего дня. При таком графике обязательно постарайтесь поспать. Если вам тяжело заснуть в самолете, то в день вылета лучше пораньше встаньте и активно поработайте в течение дня. К вечеру вы устанете и быстро заснете.

Прилетая в Китай ранним утром, наши менеджеры могут сразу же отправиться на переговоры с поставщиками или поехать на выставку, иногда даже не заезжая в отель. Ложиться спать рекомендую только в ночные часы по местному времени. Так вы быстрее адаптируетесь к смене часовых поясов.

Предупрежден - значит вооружен

В аэропорту купите местную валюту на случай мелких расходов. В дальнейшем менять деньги лучше только в Государственном банке Китая.

В Гонконге очень влажный климат, поэтому если у вас запланировано несколько важных переговоров, стоит запастись рубашками из расчета 2-3 рубашки на день.

На улицах Гонконга летом очень жарко, поэтому во всех помещениях кондиционеры работают на отметке "максимум". Чтобы не простудится, носите с собой платок, шарф или пиджак. Это стильно и не идет в разрез с деловым дресс-кодом.

Чтобы избежать проблем с желудком, не ешьте острую пищу хотя бы первое время. Острая, непривычная еда + влажный климат - это довольно сильная нагрузка, поэтому дайте организму хотя бы 2-3 дня для адаптации. Также не рекомендуется чистить зубы проточной водой, и тем более пить ее.

Не экономьте на хороших гостиницах! В отеле все должно быть чисто, аккуратно и практично. В час-пик в Китае большой трафик, поэтому поймать такси бывает трудно. А разобраться в системе общественного транспорта бывает не просто даже бывалому бизнес-путешественнику. Исходя из столь экзотических реалий, самый оптимальный вариант - бронировать отель недалеко от делового центра, места проведения встречи, переговоров. Несмотря на высокую плату, вы сэкономите себе время, сбережете деньги и нервы.

3 "Не" в Китае

1. В Китае, если вы иностранец и не знаете город, надо быть готовым к тому, что таксист будет катать вас по районам, наворачивая пару лишних кругов. Счет за проезд будет соответствующий.

2. Еще в Китае не стоит экономить на еде. Лучше переплатить за сэндвич и кофе в известном сетевом ресторане, чем брать на себя риск и питаться в переулке.

3. Не стоит ходить на SPA-процедуры в заведения, которые находятся прямо на улице. Есть вероятность, что вас там встретят не только массажисты, но и грабители. Лучше воспользоваться услугами при отеле. Как правило, салоны красоты, парикмахерские и косметические салоны работают до 02:00-03:00 ночи.

Готовьтесь заранее и будьте бдительны

При въезде в Китай на иммиграционной карте написано, что по закону вы обязаны зарегистрироваться в течение 24х часов. Это можно сделать прямо в отеле. Также помните, что на территории Китая вы всегда должны иметь при себе паспорт и иммиграционную карту. Если боитесь их потерять, сделайте копии и носите их с собой. Но в случае проверки полицией, будьте готовы к тому, что придется объяснять, что ваши документы в отеле, так как вы не носите их с собой из соображений безопасности. Попросите полицию позвонить в отель и проверить ваше проживание. К сожалению, в любом случае, штраф придется заплатить.

Еще один совет: всегда носите с собой наличные деньги, так как банкоматы есть только в крупных городах. У наших менеджеров был неприятный случай: потребовались дополнительные деньги, которых не было в наличии, так как фабрика находилась в деревне, а банкоматов поблизости не оказалось. Из-за этого им пришлось возвращаться в город. День был потерян и встреча не состоялась.

Что касается Китая, то воровство там не сильно развито, особенно в Гонконге.

Сингапур - очень безопасная страна, а вот в Индонезии, на Филиппинах и в Таиланде, наоборот, стоит очень внимательно следить за своими вещами. Здесь очень легко могут сорвать сумку или вытащить из кармана кошелек.