Десять правил эффективного аудита тревел-расходов
Диана Макгуайр, управляющий директор Национальной ассоциации профессионалов в области закупок при помощи корпоративных карт — The National Association of Purchasing Card Professionals (NAPCP), — составила топ-10 правил для успешного управления тревел-бюджетом, касающихся отслеживания и контроля над транзакциями с использованием банковских карт.
Правила были выработаны по итогам дискуссии г-жи Макгуайр с менеджером международной компании-поставщика технологий банковских платежей Fidelity National Information Services (FIS) Тони Уотерс и руководителем проектов компании-разработчика интеллектуальных энергосистем Вирджинией Поуп. Итак, вот какие рекомендации тревел-менеджерам дают эксперты:
1. Налаживайте активное сотрудничество с менеджером по закупкам, ответственным за утверждение расходов (так называемым «утверждающим лицом») и играющим ключевую роль в управлении, контроле и регулировании финансов. Именно этот специалист одобряет отчет о командировочных расходах, подтверждая, что все транзакции необходимы для достижения бизнес-целей поездки. В деятельности утверждающего лица компании не должно оставаться места канцеляризму, формальностям и небрежности — напротив, ему необходимо уделять особое внимание работе тревел-менеджера, концентрируясь на финансовой стороне, то есть всех деталях, особенностях и результатах расходования бюджета на деловые поездки.
2. Контролируйте тревел-расходы в выходные и пред-/постпраздничные дни. Деловые люди довольно активно путешествуют с субботы до понедельника и зачастую пытаются незаметно включить свои личные расходы в общий отчет.
3. Отслеживайте и составляйте списки тех сотрудников, кто больше всего тратит в деловых поездках. Участники дискуссии советуют собирать и анализировать данные о самых расточительных бизнес-путешественниках, а также графически изображать все расходы в динамике по времени, чтобы отмечать «пиковые» дни.
4. Просматривайте и проверяйте всех продавцов и получателей платежей в целом, а также самих эмитентов банковских корпоративных карт (на предмет годовой комиссии за обслуживание). Участники дискуссии отмечают, что они следят за всеми подозрительными транзакциями и платежами в пользу интернет-магазинов, магазинов одежды дорогих брендов или бытовой электроники.
5. Сортируйте расходы по категориям. Необходимо использовать так называемые коды MCC (Merchant Category Code), которые помогают классифицировать тот или иной тип товаров, услуг, продавца/поставщика, торговых точек. Этот код представляет собой
6. Требуйте чеки, подтверждающие оплату авиабилетов. Некоторые бизнес-путешественники удивляются, почему это требование является обязательным, особенно в случае, когда бронирование осуществляется через ТМС, с которой у компании заключен договор. Однако чеки нужны, чтобы гарантировать, что перелет не был выполнен кем-то другим и билет выписан на имя сотрудника, а не его супруга/супруги или родственника. Кроме того, важно отслеживать авиапутешествия клиентов компании, работников по временным трудовым соглашениям и соискателям на ту или иную должность, которые пользуются воздушным транспортом, чтобы попасть на собеседование.
7. Следите за наличными деньгами. К примеру, деловой путешественник может требовать денежную компенсацию как возмещение своих затрат в поездке, но при этом не предъявлять никакие чеки и подтверждающие документы — здесь скрыты большие возможности для искажения и завышения данных о тревел-расходах. Эксперты советуют обязывать сотрудников совершать если не все, то большинство транзакций посредством корпоративной карты. Кроме того, можно установить низкий порог в $10-20 как предел расходов, которые возмещаются компанией без подтверждающих документов.
8. Отмечайте любые странные и непонятные платежи, в первую очередь, идентичные и продублированные. Для этого можно использовать тест SSS (Same-Same-Same), встраиваемый в качестве сценария программы по контролю расходов. Этот тест позволяет выявить любые ненормальные повторы и дублирование платежей, которые потенциально свидетельствуют об ошибке или мошенничестве.
9. Займите строгую позицию в отношении чаевых за услуги. В тревел-политике многих компаний прописаны проценты и типы чаевых, которые возмещаются и компенсируются. Участники дискуссии рекомендуют также составлять специальные отчеты, в которых будут содержаться данные о чаевых, оставляемых бизнес-путешественниками, которые позволят отметить любое значительное превышение этой статьи расходов.
10. Отслеживайте автомобильные деловые поездки сотрудников и сопутствующие им расходы. В своем отчете о командировочных расходах бизнес-путешественники нередко завышают пробег на машине и траты на топливо, питание и т.д. во время поездки, поэтому тревел-менеджеру следует разработать особый формуляр, где будут содержать такие вопросы, как «Куда/с какой целью вы ездили?». Кроме того, необходимо определить круг поставщиков услуг по прокату автомобилей, чтобы оптимизировать транспортные издержки, а также определить, когда и при каких обстоятельствах работник имеет право или даже обязан пользоваться не личным автомобилем, а арендуемым за счет компании.
Помимо обозначенных выше правил, эксперты сходятся во мнении, что тревел-менеджеры и менеджеры по закупкам должны всегда пристально следить за новыми технологиями, автоматизированными инструментами, программным обеспечением и мобильными приложениями. Кроме того, необходимо быть в курсе актуальных событий и тенденций, знакомиться с результатами специализированных исследований, опросов, а также проводить сравнительный конкурентный анализ, чтобы понимать, как с аудитом тревел-расходов справляются другие компании, за счет чего им это удается. Наконец, еще один принципиально важный момент: организации должны тщательно продумать политику в отношении ответственности и обязательств деловых путешественников, включая меры и санкции за нарушение тревел-политики и выход за пределы тревел-бюджета.
Влада Стеканова, по материалам businesstravelnews.com