Ключ к эффективному расходованию тревел-бюджета — интеграция систем учета расходов на деловые поездки

По данным январского опроса, проведенного немецкой компанией-производителем ПО SAP и американским журналом CFO, для того, чтобы повысить эффективность тревел-программы и рациональность использования бюджета, компании должны интегрировать комплекс методик и систем тревел-политики в общекорпоративную систему. При этом необходимо также консолидировать все данные по деловым поездкам, в частности, расходам на бизнес-путешествия и предпочтительным поставщикам услуг.

В опросе приняли участие 173 финансовых директора крупных и средних предприятий США и Европы, работающих в самых разных секторах экономики. По мнению 39% респондентов, «единственный и самый серьезный барьер на пути к получению надежной, ясной и актуальной информации о тревел-расходах — отсутствие интеграции между различными системами и процессами».

Лишь 22% опрошенных сказали, что в их компаниях все системы интегрированы и слаженно работают, в то время как в четверти всех компаний подобная интеграция отсутствует полностью. Свыше половины участников опроса — 52% — указали на то, что корпоративные системы их компаний связаны друг с другом «частично».

49% работников компаний, где все процессы и системы тесно взаимосвязаны, подчеркнули, что наличие тревел-системы значительно помогло им достичь цели, поставленные в рамках корпоративной тревел-политики, в особенности те, которые касаются управления тревел-бюджетом. В тех фирмах, где системы лишь частично интегрированы, довольных меньше — 11%.

25% финансовых директоров отметили, что их компании используют один общий источник информации и данных о расходах на деловые поездки. В целом, все респонденты сошлись во мнении, что в целях повышения эффективности управления расходами необходима единая система учета.

«На таком сложном уровне, если не объединить все системы для сбора, агрегирования и анализа информации, так или иначе связанной с деловыми путешествиями и тревел-политикой, то на эти процессы будет уходить так же много времени, как в компаниях, где сотрудники делают все вручную и самостоятельно», — отмечают исследователи.

Подавляющее большинство финансовых директоров компаний, в которых используется единая информационная система, — 84% — заявили, что благодаря этому топ-менеджмент и лица, принимающие решения, получают своевременный и быстрый доступ к достоверной, точной и всеобъемлющей информации о тревел-расходах. В тех компаниях, где функционирует сразу несколько систем учета и обработки информации, этот факт отметили лишь 57%.

Три четверти респондентов указали на то, что их компании поддерживают деловые отношения с предпочтительными поставщиками услуг, чтобы получать выгодные спецпредложения, цены, услуги и условия сотрудничества. Чуть больше опрошенных — 77% — отметили, что работа с такими поставщиками «приносит компании значительную экономическую пользу». Кроме того, по данным исследования, подобное взаимовыгодное сотрудничество позволяет оптимизировать процесс закупок и повысить уровень соблюдения деловыми путешественниками корпоративной тревел-политики. (businesstravelnews.com)