Конференция АБТ-ACTE Russia в Казани: «При проведении мероприятий в эпоху постмодернизма важны эмоциональный маркетинг и нестандартные решения»
Один из признаков успешного мероприятия – полный зал, в который приходится ставить дополнительные стулья для желающих послушать выступление экспертов или принять участие в дискуссии. По этому и многим другим критериям образовательная конференция AБT-ACTE Russia «Теория и практика в вопросах организации командировок и мероприятий», которая прошла в Казани 9 июня, может считаться очень успешной – Ассоциация бизнес-туризма собрала в «третьей столице России» не только профессионалов из региона, но и делегатов из Москвы, Перми, Санкт-Петербурга и Рязани. AБT-ACTE Russia вернулась в Казань во второй раз – с новой программой и новыми спикерами.
С туристическими и MICE-возможностями Казани гостей мероприятия познакомила Екатерина Барабанова, представитель Государственного комитета Республики Татарстан по туризму. Она рассказала о том, что город входит в тройку самых популярных направлений России после Москвы и Санкт-Петербурга по версии сайта TripAdvisor. Добраться сюда легко – только из столицы по маршруту отправляются 15 рейсов, а время в пути составляет всего полтора часа.
«Казань славится не только историческими памятниками – кстати, два из них входят в список Всемирного наследия ЮНЕСКО. Ежегодно здесь проходят события мирового значения», - подчеркнула спикер. В частности, столица Татарстана принимает Международный фестиваль имени Сергея Рахманинова «Белая сирень» и Международный фестиваль современной музыки имени Софии Губайдулиной. В 2015 году на площадках города прошел Чемпионат мира по водным видам спорта, а в 2018-м в Казани состоятся несколько матчей Чемпионата мира по футболу.
Директор департамента продаж и сопровождения работы с корпоративными клиентами ZCTS Светлана Морозова познакомила участников с основными этапами и нюансами организации командировок: от принятия решения и формулировки служебного задания до заказа необходимых услуг и отчетности. Она подробно остановилась на плюсах OBT и указала на то, что инструмент позволяет предоставить сотрудникам свободу выбора, при этом контролируя их действия, а также забыть о поиске отчетных и закрывающих документов – ведь все они находятся в заказе. Инна Рухадзе, менеджер по закупкам компании Accenture, говорила о схемах взаимодействия заказчика и поставщика в сфере бизнес-тревел. По ее словам, при поиске партнера для долгосрочного сотрудничества (минимум на два года) лучше проводить тендеры (RFP), в то время как для разового мероприятия оптимальный выбор – sole source, то есть на внеконкурсной основе.
«И на подготовительном этапе, и при подготовке контракта следует уделять внимание деталям: подробно описывать действия сторон в случае возникновения спорных ситуаций, четко указывать цены, условия и сроки оплаты», - отметила г-жа Рухадзе.
Начиная работать с новым поставщиком, нужно уже иметь в «активе» проектную команду и план, назначить ответственных лиц. «Ключ ко всему – партнерские отношения, а для этого необходимо в первую очередь соблюдать условия оплаты, быть максимально объективными и готовыми к компромиссам», - добавила она.
Об идеальном RFP с точки зрения поставщика рассказала старший менеджер по продажам в России и СНГ Mövenpick Hotels & Resorts Дарья Миронова. По словам эксперта, заказчику нужно всего лишь соблюдать десять пунктов. В частности, подробно познакомить потенциального партнера со своим хорошим и плохим опытом проведения мероприятий, поделиться своими соображениями по поводу сильных и слабых сторон предстоящего события, предоставить несколько вариантов дат проведения встречи или конференции, указать сроки и бюджет (обязательно с разбивкой на статьи). «И главное – всегда должна быть возможность собраться и подробно обсудить все возникающие вопросы», - подчеркнула г-жа Миронова.
«Выступление Дарьи Мироновой было очень конструктивным – она буквально разложила все по пунктам, позволив аудитории взглянуть на вопрос с нестандартной точки зрения», - отметил Эмиль Шагиев, помощник президента IBFD Fund.
Директор по развитию программы ACTE-BCHA Евгения Беленькая рассказала о Международной программе аккредитации бизнес- и конференц-отелей. По словам спикера, члены Ассоциации не только стремятся дать возможность независимым отелям конкурировать с крупными цепочками за деловых путешественников, но и помогать командированным сотрудникам, тревел-менеджерам и агентам в выборе наиболее подходящих вариантов размещения. «В результате растет уровень доверия между поставщиками и клиентами», - добавила она.
В рамках программы проходят инспекторские проверки каждого отеля на соответствие более чем 400 критериям. Аккредитацию уже получили около 200 объектов размещения в России и СНГ.
«В мире нет единого стандарта качества для бизнес-отелей, а у тревел-менеджеров сейчас слишком большой выбор. Тендер – процесс достаточно сложный и длительный, он отнимает слишком много времени у обеих сторон, а систему отзывов для корпоративных путешественников еще не придумали. Сайты типа TripAdvisor субъективны и предназначены для туристов, мнения гостей на страницах отелей и систем бронирования не вызывают доверия. Стандарт аккредитации ACTE-BCHA решает все выше перечисленные проблемы и задачи», - отметила г-жа Беленькая.
Участники конференции также услышали о весьма необычных глобальных трендах – например, о снек-культуре и неомании. Выступление Юлии Ханхалаевой из Ahmad Tea (Россия) было посвящено быстро меняющимся условиям современного мира в целом и тревел-рынка в частности. По ее словам, из-за стремительного ускорения жизни и перенасыщенности информационного поля во втором десятилетии XXI века главными жизненными ценностями наряду с успешностью становятся отдых и передышка, умение избежать негатива. «Наша жизнь полна противоречий: глобализация соседствует с интересом к субкультурам, тотальный онлайн – с модой на цифровой детокс (digital detox), готовые решения – с поиском возможностей для самореализации», - сказала г-жа Ханхалаева.
Спикер подчеркнула, что в эпоху постмодернизма в первую очередь важны новизна, высокоэмоциональный маркетинг, музыка, граффити и любые нестандартные решения. Ведь потребитель находится в центре всего, но при этом зачастую не знает, чего хочет, полагает эксперт.
«На меня произвело огромное впечатление выступление спикера из поколения «Миллениум» - Юлии Ханхалаевой. Она рассказывала о трендах в маркетинге очень позитивно, с легкой иронией – именно такой подачи материала нам зачастую не хватает в работе», - поделилась впечатлениями Мария Букина из офиса ZCTS в Казани.
С этим согласна и Анна Назырова (Ernst &Young), делившаяся с аудиторией опытом вовлечения сотрудников в рабочий процесс и советами о том, как дать молодым коллегам понимание стратегии компании при помощи MICE. Она особо подчеркнула, что важно познакомить «новичков» с корпоративными принципами работы не через книги или документы, а при помощи живого общения и игрофикации. «Подход к организации мероприятий в последние несколько лет сильно изменился – во многом из-за миллениумов, ведь они усваивают информацию иначе, чем представители старших поколений», - отметила Анна.
Во время панельной дискуссии делегаты обсудили нюансы ценообразования и размещения в период форумов и высоких сезонов, а также особенности работы тревел-департаментов за пределами Москвы и Санкт-Петербурга. В качестве экспертов выступили Гульнара Сафина (Relita Kazan), Юлия Жогло («МегаФон») и Алена Суровцева (Skyland).
В рамках практикума участники разбились на пять групп, перед каждой из которых по очереди выступали эксперты. Были затронуты такие темы, как способы оптимизации затрат на авиаперевозки для корпоративных клиентов, особенности заключения договоров, тенденции в корпоративных закупках в сфере бизнес-тревел и влияние современных технологий на покупательское поведение, сокращение бюджета на командировки без изменения количества поездок, а также онлайн-инструменты для организации бизнес-путешествий. На вопросы участников отвечали Мария Ануфриева (Finnair), Анна Егорова («Swissotel Красные Холмы»), Евгения Беленькая (ACTE-BCHA), Светлана Морозова (ZCTS) и Юлия Вишневская и Анастасия Малевская-Малевич (HRS).
Гости конференции не только приняли активное участие в образовательной части, но и познакомились с MICE-возможностями Казани – осмотрели достопримечательности города и посетили всесезонный курортный комплекс «Свияжские холмы». Кроме того, для партнеров мероприятия и иногородних участников был организован поход в Татарский государственный академический театр им. Галиаскара Камала.
«Безусловно, все спикеры выступили профессионально и информативно. Особенно мне запомнилась презентация о трендах в маркетинге, а также заинтересовала информация компаний ZCTS и HRS, представивших экспертные мнения по актуальным темам», - рассказала Надежда Луц («Метафракс»).
«На конференции прозвучали необычные, креативные выступления, идущие в ногу со временем», - резюмировала Мария Букина. Партнерами мероприятия выступили Государственный комитет Республики Татарстан по туризму, отель «Кортъярд Марриотт Казань Кремль», авиакомпании «Аэрофлот» и Finnair, гостиничный оператор Mövenpick Hotels & Resorts, Best Western Plus Vega Hotel & Convention Center, московский отель «Swissotel Красные Холмы», компания HRS, CitySightseeing Russia и агентство делового туризма Zelenski Corporate Travel Solutions (ZCTS).
Екатерина Ларина