Конференция АБТ-ACTE Russia в Петербурге: у большинства деловых путешественников нет экстренного контакта на случай чрезвычайной ситуации

Вид на Фонтанку и Неву из панорамных окон с 18-го этажа, крыши Северной столицы и пролетающие мимо чайки вдохновляли участников конференции АБТ-ACTE Russia «Деловой туризм: забота о бизнесе и забота о людях» не только на разбор сложных и актуальных кейсов, но и на неформальные беседы и знакомство с коллегами из других городов. Приветственный коктейль и презентации партнеров прошли в одном из трех отелей в России, входящих в сеть Leading Hotels of the World, — «Талион Империал Отель». А свои исследования эксперты представили в «Azimut Отель Санкт-Петербург». Мероприятие состоялось 24-25 августа.

Образовательную часть конференции открыло выступление Артема Левченко, IT-специалиста группы логистики компании SAP, посвященное корпоративной тревел-политике и IT-решениям для управления командировками. Спикер разложил процесс организации деловой поездки на несколько составляющих: подача бизнес-туристом заявки, ее предварительное одобрение руководителем, онлайн-бронирование, утверждение и возмещение расходов. «Как правило, заказчики задают стандартные вопросы: как ускорить все эти процессы и выстроить их наилучшим образом, консолидировать учет и сократить стоимость командировки», — отметил спикер. По его словам, у всех компаний при организации поездок возникают схожие проблемы: трудности с бумажными документами (36%), своевременным оформлением счетов и проведением платежей (35%), использованием скидок при ранней оплате (22%).

«Справиться с вышеперечисленными проблемами помогут мобильные сервисы», — считает г-н Левченко. Эксперт подчеркнул, что наибольшее влияние на современный бизнес оказывают мобильные приложения (35%), облачные продукты (34%), расширенная аналитика данных (24%) и социальные сети (23%). «IT-решения помогают снизить прямые и косвенные затраты, в том числе существенно сократить расходы на аудит — а это уже немало!» — уверен он.

Андрей Зубков, генеральный директор агентства Starliner, подробно остановился на том, как «технологические помощники» могут облегчить контроль за бизнес-путешественниками. «Зачем нужен контроль? Только ли для сокращения затрат на командировки? Или для исключения непредвиденных ситуаций, обеспечения комфортного и безопасного пребывания сотрудника в поездке?» — задался вопросом спикер.

По его словам, с помощью простых аналитических инструментов можно выяснить множество интересных фактов и понять, куда «утекают» деньги из тревел-бюджета. Например, 40% вылетов в командировку выполняются дневными и вечерними рейсами при наличии утренних, а это увеличивает расходы на встречу на 34%. Свыше 50% однодневных поездок оформляются по тарифам flex с оплатой багажа — и стоимость билета сразу вырастает в среднем на 2 тыс. рублей. «А бонусные карты авиакомпаний? Почти у 98% сотрудников есть карты „Аэрофлот-бонус“, у 46% — S7 Airlines. Средняя стоимость билетов этих бизнес-туристов на 28% выше чем у тех, у кого карт нет, на одних и тех же направлениях, — рассказал г-н Зубков. — Даже система бронирования имеет значение: билеты, выписанные в Gabriel, в среднем на €10 дешевле».

Г-н Зубков призвал аудиторию не забывать, что тревел-политика — это система не только ограничений, но и поощрений, и что с нарушителями всегда можно договориться. Ведь они ищут обходные пути и лазейки, стремясь улучшить качество поездки. «Разрешите сотруднику уйти с работы пораньше накануне командировки или забронировать номер повышенной комфортности, подарите поощрительную поездку тому, кто бронирует самые выгодные билеты, упростите процедуру отчетности — и уровень лояльности сразу резко вырастет!» — уверен он.

Оксана Костюк, персональный ассистент вице-президента компании Parallels, рассказала аудитории о способах сохранить конфиденциальность тревел-данных. Спикер подробно остановилась на особенностях технологий 1Password, KeePass, eWallet, Roboform и LastPass, а также указала, как лучше обезопасить аккаунт в Skype, электронную почту и не допустить кражи денег с кредитной карты.

Тему «Duty of care: что, где, когда?» раскрывали сразу два спикера — Екатерина Кондрашина, директор филиала компании «Аэроклуб» в Санкт-Петербурге, и генеральный менеджер агентства City Travel Юлия Мануйлова. Г-жа Кондрашина указала, что среди наиболее распространенных причин происшествий с сотрудниками — техногенные и природные катастрофы, забастовки, теракты, вирусы, эпидемии, задержки и отмены рейсов. «Однако все эти факторы, как правило, не учитываются в страховке — поэтому не стоит считать ее панацеей от всех бед», — отметила спикер. Duty of care предполагает оценку рисков, наличие в компании специальной команды по ЧС и коммуникацию с профессионалами по обеспечению безопасности (к примеру, ISOS), своевременное и постоянное информирование путешественников об опасных ситуациях.

«Не пренебрегайте новыми технологиями, ведь уже существуют приложения, обновляющиеся в фоновом режиме и позволяющие получать информацию даже при отсутствии интернета», — добавила г-жа Кондрашина.

Однако у отслеживания сотрудников в командировке есть и ряд минусов. Например, использование GPS быстро разряжает мобильные устройства. Кроме того, тотальный контроль при помощи геолокации не всегда этичен — эту опцию следует обсудить с путешественником, добавила эксперт.

Юлия Мануйлова в своем выступлении подчеркнула, что ситуация с duty of care за последние несколько лет кардинально изменилась. «Раньше было мало транснациональных корпораций — и, следовательно, в заграничные командировки люди ездили нечасто», — отметила Юлия. По ее словам, минимизировать риски поможет создание собственного отдела по оказанию помощи в экстренных ситуациях, либо привлечение к этому процессу профессионалов. «В большинстве крупных международных организациях комбинируют эти подходы», — добавила спикер.

Г-жа Мануйлова также указала, что сейчас к регионам с самым высоким уровнем риска относятся Афганистан, Западный берег реки Иордан, Ирак, Палестина, Северная Корея, Сектор Газа. Приемлемая ситуация в Аргентине, Австралии, Латвии, Польше, Нидерландах, Чили и еще нескольких странах.

Кристина Малхазова, региональный менеджер по продажам в России Best Western Hotels & Resorts, затронула очень актуальную тему — безопасность в контексте бурного развития P2P-сервисов и их популярности у деловых путешественников. Она привела данные, что за 2015 год к Airbnb Business Travel присоединилось около 250 организаций, включая Google, Salesforce, Evernote и Lyft. Хотя в России использовать Airbnb для размещения во время командировки готовы только 13% бизнес-туристов.

«Среди преимуществ P2P-сервисов — широкая география присутствия, легкость и скорость бронирования, бюджетность. Но есть и недостатки — например, отсутствие контроля и государственного регулирования и вообще каких-либо гарантий», — указала г-жа Малхазова.

Эксперт задалась вопросом: заботится ли о своей безопасности сам путешественник? По ее словам, 80% бизнес-туристов уверены, что компания несет за них полную ответственность. У 54% с собой в командировке нет никакого экстренного контакта на случай чрезвычайного происшествия. А 22% вообще не знают, к кому обратиться в критической ситуации.

«Не забывайте: Airbnb при всех своих преимуществах не несет ответственности за необоснованное вмешательство в личную и деловую жизнь клиента, а также соблюдение санитарно-эпидемиологических норм, в то время как в сетевых отелях есть комплекс мер по обеспечению безопасности гостей», — подчеркнула Кристина. Интересно, что средний счет за проживание делового путешественника через Airbnb составляет $571, а в гостинице — всего $ 222.

После панельной дискуссии о том, как лучше мотивировать сотрудников соблюдать положения о командировании, перед аудиторией выступил директор MICE-департамента ZCTS Алексей Сергеечев. Он рассказал о прошлом, настоящем и будущем индустрии встреч.

«Два года назад соотношение было 50Х50 — половина проектов проводилась в России и половина — за рубежом. Сегодня на территорию нашей страны переместились 80% мероприятий. Что же будет завтра?» — задался вопросом эксперт.

Среди основных сложностей, с которыми сталкиваются сегодня организаторы мероприятий, — напряженная геополитическая и экономическая ситуация, вопросы безопасности, сокращение бюджетов. «Кроме того, многие решения о проведении конференций и инсентивов принимаются в последний момент. В результате географические акценты сместились: теперь все стремятся в Москву, Московскую область, Сочи и Санкт-Петербург. Будущее MICE для России — это, конечно, регионы», — заключил г-н Сергеечев.

По словам заместителя директора департамента MICE & Events UTS Group Ксении Зайцевой, даже в сложившейся непростой финансовой ситуации в каждом регионе можно найти определенные преимущества — все зависит от размера группы, бюджета и цели мероприятия. Россия в контексте MICE привлекает в первую очередь доступностью и отсутствием курсовой разницы. СНГ, Прибалтика и Восточная Европа — соотношением цена/качество. Кипр, Греция и Турция — возможностями для больших групп, наличием моря и упрощенным визовым режимом.

«Мы привыкли, что в России с организацией мероприятий много проблем, однако все они решаемы. Высокий спрос на определенные направления можно „победить“ ранним планированием, непредсказуемость — предварительным анализом репутации площадки», — подчеркнула спикер.

«География не всегда залог успеха. Его зачастую обеспечивают креативные решения, использование новых технологий и экономия бюджета», — добавила она.

Следующий блок выступлений был посвящен проблемам иностранных сотрудников в России и российских — за границей. Кирилл Аксенов, руководитель группы по работе с иностранным персоналом IBM, подробно рассказал о найме зарубежных специалистов. Он отметил, что две главные проблемы — это противоречия между административным и трудовым законодательством, вызванные чересчур обширным понятийным аппаратом и ежегодными поправками, а также нехватка экспертов по миграции на рынке.

Руководитель отдела деловых поездок и фронтдеск компании Luxoft Инна Ананко подчеркнула, что для российских экспертов работа в другой стране — это уникальный опыт: «У одних он связан с осуществлением давней мечты — уехать в поисках лучшей жизни, у других — с возможностью поработать в международной корпорации, повысить уровень доходов, изучить иностранный язык и вырасти профессионально».

А Зоран Паньяк, бизнес-консультант из Western Vision, рассказал участникам конференции о проблемах, с которыми сталкивается экспат в новой компании. По его словам, сотрудник в чужой стране проходит четыре этапа культурной адаптации: первоначальная эйфория и радость, культурный шок (раздражение и неприязнь), постепенная корректировка (юмор и перспективы) и чувство «как дома» (адаптация и бикультурализм). «На рабочем месте мы обмениваемся знаниями о культуре с коллегами, преодолеваем языковой барьер, применяем усвоенное поведение на практике. Главное — адаптироваться и при этом не потерять себя», — отметил Зоран.

«AБT-ACTE Russia собрала в Петербурге специалистов, готовых к открытому конструктивному диалогу и обмену опытом. Все познакомились и обсудили множество интересных и актуальных тем еще в первый день — этому способствовала неформальная обстановка во время фуршета. Во второй день мне показались наиболее полезными реальные кейсы и примеры, которые разбирали спикеры, — ведь говорить о теоретических аспектах и особенностях бизнес-тревел рынка можно бесконечно», — поделился впечатлениями Илья Жакашев, руководитель отдела по работе с клиентами UTS.

«Конференция в Санкт-Петербурге проходит третий год подряд, и каждый раз на нее приезжает все больше делегатов — ежегодно их количество увеличивается примерно на 25%. В следующем году при помощи конгресс-бюро Санкт-Петербурга мы собираемся провести мероприятие на 200 человек», — отметила Ирина Михалькова, старший специалист по связям с партнерами АБТ-ACTE Russia.

Увеличить

34

Мероприятие прошло при поддержке Комитета по развитию туризма Санкт-Петербурга и Конгресс-бюро Санкт-Петербурга. Партнерами выступили гостиничные компании Azimut Hotels, Best Western Hotels & Resorts и The Leading Hotels of the World, гостиницы «Вертикаль» и «Талион Империал отель», агентства UTS Group, Starliner и Zelenski Corporate Travel Solutions, авиакомпания S7 Airlines, оператор экскурсионных даблдекеров City SightSeeing St Petersburg, разработчик мобильных приложений «Ивентишес», компания по сопровождению мероприятий в Санкт-Петербурге DataForum, оператор «Балтма Турс» и электронная газета RATA-news.

Екатерина Ларина

Источник: http://buyingbusinesstravel.com.ru