Конференция АБТ-ACTE Russia в Ростове-на-Дону: «Готовы внедрить гостиничную программу? Тогда просто сделайте это!»
«А в Ростове так много огней, здесь можно встретить знакомых и друзей!» — именно этой фразой поэта Константина Ундрова можно описать впечатления участников образовательной конференции АБТ-ACTE Russia, которая впервые прошла в южной столице России. Налаживать деловые связи делегаты начали уже накануне мероприятия во время экскурсии по новому ростовскому аэропорту Платов, открытие которого намечено на 1 декабря.
Над архитектурным дизайном аэровокзального комплекса под названием «Мост в небо» работала лондонская компания TwelveArchitects. Изогнутые линии кровли, по замыслу архитекторов, символизируют волны реки Дон, накатывающие на берег. Аэропорт был назван в честь атамана Донского казачьего войска Матвея Платова. Ожидается, что в год здесь будут принимать около пяти миллионов пассажиров. «Мы изучили все возможности новой авиагавани, познакомились с историей ее создания, рассмотрели терминалы, залы ожидания, зоны отдыха», — поделилась помощник директора ЗАО «Фармацевт» Ольга Кочур.
А 28 сентября в гостинице «Эрмитаж» стартовала интенсивная образовательная программа. Ее открыла директор по работе с партнерами АБТ-ACTE Russia Ирина Михалькова. По ее словам, в некоторых российских компаниях деловые поездки и корпоративные мероприятия до сих пор не регулируются никакими нормативными документами, но в 81% организаций уже создана и внедрена тревел-политика. О ключевых моментах в ее построении рассказала Юлия Гаркавенко, ведущий специалист административного департамента EY (офис в Ростове-на-Дону).
«А вы знаете, что для большинства компаний расходы на командировки — вторая статья затрат после оплаты труда сотрудников? — поинтересовалась эксперт. — Они превосходят даже инвестиции в IT!». Однако в трудовом кодексе России не установлены нормы компенсации за деловые поездки — по мнению законодателей, этот вопрос должны регулировать локальные нормативные акты — то есть тревел-политика.
По ее словам, положение о командировании должно быть рычагом управления и частью программы обучения для новых сотрудников. «Благодаря этому документу формируются правила работы с поставщиками тревел-услуг, происходит распределение ответственности между компанией, участником поездки и организатором, повышается уровень безопасности путешественника», — добавила г-жа Гаркавенко.
Результатом внедрения тревел-политики, как правило, становится оптимизация процессов: повышается эффективность распределения ресурсов корпорации и управленческого учета, на организацию бизнес-поездок уходит минимальное количество времени, сокращаются расходы, указала эксперт.
Кстати, экономия средств компании достигается в том числе за счет заключения корпоративных договоров с авиаперевозчиками. Именно этой теме и была посвящена панельная дискуссия в рамках конференции. В обсуждении приняли участие ведущий менеджер отдела корпоративных продаж S7 Airlines Виталий Пушкин, региональный представитель Air France / KLM Наталия Смирнова и главный специалист отдела по работе с корпоративными клиентами ПАО «Аэрофлот» Сергей Расторгуев.
Эксперты авиаиндустрии ответили на множество вопросов, в том числе нестандартных. Речь шла не только о том, какие договоры выгодны перевозчикам, какие пункты хотят видеть в этих документах корпоративные клиенты и кто должен быть инициатором заключения подобного соглашения. Так, спикеров спросили, можно ли оплачивать услуги авиакомпаний биткойнами. Больше всего аудиторию интересовали вопросы тарификации на наиболее востребованных в регионе направлениях.
Кроме того, представители авиакомпаний рассказали о сервисах, о которых знают далеко не все пассажиры. Перепутали аэропорт вылета? Ничего страшного! S7 Airlines предлагает быстрый трансфер между авиагаванями — по воздуху! Делаете пересадку в Амстердаме, но боитесь заблудиться в аэропорту из-за незнания языка? Клиентам, работающим с KLM напрямую, перевозчик предоставит бесплатное сопровождение.
Вторая сессия конференции была посвящена взаимодействию с поставщиками услуг. Ирина Костюкова, руководитель группы закупок в категории тревел АО «Лаборатория Касперского», поделилась опытом разработки и внедрения гостиничной программы в компании. По ее словам, для начала тревел-менеджерам необходимо собрать данные по количеству ночей и средней продолжительности проживания бизнес-туристов в отелях, разработать критерии выбора объектов (финансовые условия, расположение, инфраструктура, способы бронирования и оплаты, возможности отмены), определить способ отбора (RFP, переговоры, тендер, аукцион).
Но даже если подготовка прошла безукоризненно, ожидания от программы не всегда соответствуют реальности, предупредила эксперт. «Например, корпоративная цена на размещение доступна далеко не всегда. Если договор не включает LRA и/или включает блэкауты, специальный тариф бизнес-туристу могут регулярно не подтверждать. И нужно быть готовым объяснить это путешественникам», — рассказала Ирина.
Аксиома «Чем больше ночей, тем меньше цена» тоже справедлива лишь до определенной степени. «Отель не заинтересован в том, чтобы отдать весь номерной фонд одному заказчику по минимальной цене, даже если этот клиент готов закупить запредельное количество ночей, — пояснила спикер. — Кстати, далеко не всегда одна гостиница лучше нескольких: если ночей несколько сотен, лучше не класть все яйца в одну корзину. Это стимулирует конкуренцию между поставщиками».
Эксперт также указала, что принцип «Когда агентская или публичная цена ниже корпоративной, можно бронировать по ней и экономить еще больше» работает. «Но есть нюанс: отель не увидит эти ночи, как ваши, и они не попадут в таргет. Выигрываем сражение, но не войну. Следует так делать или нет, лучше всего определиться на старте. А доступность тарифов надо постоянно мониторить!» — сказала Ирина. Свое выступление она закончила слоганом известной спортивной компании Nike: «Готовы? Тогда просто сделайте это!»
Темой третьей сессии стал MICE. Генеральный директор Special Project Agency Сергей Армишев предложил делегатам по-новому взглянуть на организацию мероприятий. По его словам, за последние несколько лет в MICE-индустрии появились интересные тренды. И многие из них связаны с развитием технологий и интернета — а event-специалисты уже на собственном опыте почувствовали силу Facebook и Twitter! «Благодаря социальным сетям участники мероприятия могут организовывать предварительные встречи, а также оставаться на связи после события. Аудитория, к слову, уже не пассивна: вместо монолога приглашенного эксперта возникает диалог, учебная сессия, — рассказал Сергей. — Квадрокоптеры, прямые трансляции, виртуальное присутствие — за счет этого можно не только достичь wow-эффекта, обеспечить делегатам здоровые дозы позитива и адреналина, но и сэкономить!»
Эксперт также отметил, что всем хочется участвовать в уникальных событиях, получать вдохновение. Поэтому все большей популярностью пользуются зеленые инициативы, релакс-практики, а также «все местное» — еда, культура, традиции.
Кстати, мероприятий подобного формата в Ростове-на-Дону и области очень много. О скрытых возможностях региона рассказала Наталья Александрова, руководитель MICE-отдела Reina-Tour Lufthansa City Center. «Варианты корпоративного отдыха у нас очень разнообразные: кулинарные и интеллектуальные поединки, поездки на ретро-поездах, праздники урожая, — пояснила Наталья. — Например, в рамках игры „Квестория“ проходит расследование! Вам придется собирать улики, разоблачать, вычислять преступника. Развязка не определена заранее и полностью зависит от действий игроков. Вместе с коллегами вы забудете о работе и сможете лучше узнать друг друга!»
Екатерина Ларина
Источник: http://buyingbusinesstravel.com.ru