Мы сделаем вам хорошо, или Как работать с аутсорсингом
Есть люди, готовые вникать в каждую деталь происходящего. Есть другие, которые предпочитают посвящать себя одному конкретному делу, а остальные задачи отдавать на аутсорсинг и доверять специалистам узкого профиля. А иногда задача бывает такой сложности, что невозможно вникнуть до основания и доверять приходится в любом случае. И тогда встает вопрос выстраивания взаимоотношений с подрядчиком.
Современные технологии настолько сложны, а потребители этой услуги настолько избалованы, что удивить заказчика очень непросто. Для того чтобы произвести WOW-эффект, нужны очень тонкие настройки всех процессов внутри события: контент должен быть актуальным и информативным, площадки комфортными и функциональными, развлечения – тематическими и полезными. Кажется, все это довольно простые истины. Но когда доходит до дела, очень трудно бывает кому-то доверить организацию своего успеха.
Быть или не быть…
Сооснователь и PR-директор Hello Computer Екатерина Ковалева, например, уверена, чтобы высокие технологии были должным образом интегрированы в мероприятия, заказчику нужно не просто выстроить коммуникацию с подрядчиком, но и положиться на его экспертное мнение, поскольку рынок крайне динамичен, предложений и технологий много, а следить за ними и работать с ними умеют только узкопрофильные специалисты. Они же и подскажут, в каких случаях на вашем мероприятии лучше делать виртуальные 3D -инсталляции, а когда установить велосипеды-оркестры.
А иногда и вовсе бывает так, что заказчики сами не представляют, как надо. И тогда остается только полагаться на то, что исполнитель ответственно подойдет к заданию «сделайте мне хорошо». Наши друзья из компании TOHOLOGY Tourism & Hospitality в порядке шутки в личной беседе рассказали, что фотографам действительно систематически приходится сталкиваться с техническим заданием «снимите нам хорошо», «сделайте креативно» и «пусть будет, не как у всех». И, кстати, когда за дело берется мастер, не факт, что результат получится хуже, чем вы бы сами придумали.
Правильный старт - удачный финиш
Работа с аутсорсингом требует от заказчика не только понимания, что он хочет увидеть на выходе, но и умения донести свою мысль, а также выстроить грамотную цепочку коммуникаций с подрядчиком. В таком случае техническое задание становится не просто бюрократической писаниной, а залогом успешного исполнения заказа. Эксперты компаний-подрядчиков имеют свое видение проблемы и часто указывают на недостаточное количество информации, которую предоставляет заказчик, либо наоборот – излишнюю опеку с его стороны во время работы. Взгляд «изнутри», например, дает Сергей Дунаев, управляющий партнер Multiways, сценарист, режиссер и продюсер. Он советует в работе с аутсорсерами придерживаться трех основных правил, которые помогают как заказчику, так и исполнителю.
1. Предоставляйте всю информацию по мероприятию и по площадке. Человек, который будет с вами работать, должен знать все необходимые контакты, тайминг мероприятия, правила дресс-кода, информацию по спикерам. Схема с описанием, как добраться до площадки, тоже не будет лишней. А фотографии интерьера и экстерьера, подробности навигации и внутренние правила помогут проще ориентироваться и сконцентрироваться исключительно на работе. Однако не стоит увлекаться – снабжайте подрядчика только нужной и полезной информацией.
2. Выстраивайте коммуникацию. Все устные договоренности должны быть продублированы через текстовый канал связи, который в идеале должен быть один, лучше всего электронная почта.
3. Расставляйте приоритеты. Давайте комментарии и контролируйте процесс в меру своих компетенций: не становитесь тенью оператора/фотографа, не закидывайте правками на монтаже, доверьтесь профессионалам. Важно также сделать подрядчику бейдж с правом доступа во все значимые помещения.
Как довериться профессионалам
«Доверьтесь профессионалам – они сделают специализированную работу лучше», - постоянно говорят поставщики. Все это, вроде бы, понятно. Но, чтобы получить предсказуемый результат, еще нужно выбрать действительно надежного и опытного подрядчика. И здесь также есть свои лайфхаки, которыми поделился Сергей Дунаев.
Во время поиска и выбора стоит посмотреть, какое количество работ в портфолио потенциального аутсорсера. Чем их больше – тем лучше. При этом крутое исполнение 1-2 заказов вовсе не означает последующее качество – ведь опыт приходит с многолетней практикой.
Не нужно обращать внимания на цифры вроде «100 лет на рынке» (если только это не крупные, известные бренды). Написать можно все что угодно.
Чем креативнее сайт подрядчика, тем меньше толку. Если это продакшн среднего уровня, то, скорее всего, они большую часть своей энергии тратят на создание и поддержание креатива сайта, а не на собственно проекты.