Образовательная программа ABT-ACTE Russia рассказывает об организации успешного мероприятия
В московском отеле «Садовое кольцо» 10 июля 2014 года состоялась новая образовательная программа ABT-ACTE Russia «Технологии MICE: все, что нужно знать для организации успешного мероприятия».
Планируя MICE-мероприятие, современной компании необходимо решить сразу несколько задач — обеспечить максимальную эффективность, сократить издержки, минимизировать риски, достичь высокого уровня качества проводимого мероприятия. Именно для тех, кто хотел узнать, что нужно для организации успешного мероприятия, была организована эта образовательная программа.
Преподаватель программы — Дмитрий Савельев — независимый эксперт в сфере делового туризма и административной поддержки бизнеса, имеющий многолетний опыт работы по проведению и организации MICE-мероприятий.
По мнению г-на Савельева, есть несколько составляющих успешного мероприятия. Во- первых, нужно определиться с выбором направления. Необходимо отталкиваться от размеров группы, возможностей для проведения конференции, наличия транспортных возможностей на месте. Немаловажную роль играют особенности гостей — их возраст, отношение к определенной социальной группе, интересы.
Важны также тип мероприятия и ожидания от инфраструктуры — каждый организатор поездки должен помнить, что стоимость оплаты за гостиницу коррелирует с уровнем сервиса. Не стоит ждать высокого уровня обслуживания, если заплатил мало. Но при организации поездки стоит учитывать и национальный колорит, ведь зачастую особенности поведения местных работников могут стать препятствием к проведению успешного мероприятия.
«Сотрудники MICE-агентств, безусловно, не могут выступать в качестве экспертов по абсолютно любому направлению, — заметил г-н Савельев. — В этом случае небольшие агентства могут использовать услуги сторонних специалистов».
Если у организатора есть бюджет на проведение мероприятия в любой стране, — решающий выбор той или иной страны может быть обусловлен ее восприятием со стороны менеджера.
Г-н Савельев отметил еще несколько факторов, которые могут повлиять на выбор площадки для проведения мероприятия. Так, при выборе направления важно обращать внимание на лояльность культуры и законов, которые приняты в данной стране. Не стоит забывать об эпидемиологической обстановке — будет ли комфортно, например, в какой-нибудь жаркой стране сотрудникам с сердечными заболеваниями. Есть страны, куда очень сложно оформить визу, где действуют жесткие нормы таможенного контроля. Например, посольство Великобритании зачастую может отказать в визе даже самым высокопоставленным гостям, а в Австралии действует предельно жесткий санитарный контроль. Наконец, соответствие бюджету — если у нас ограничен бюджет, вряд ли мы повезем их на люксовый Маврикий.
Также не следует «махать рукой» на детали: сувенирную продукцию, медикаменты, сопровождение группы, дизель-генераторную установку (иногда может потребоваться даже такое устройство), наличие VIP-персон (для которых нужен определенный уровень комфорта), оборудование (большинство конференц-центров располагают своим оборудованием, необходимо убедиться в том, насколько оно соответствует уровню или типу мероприятия).
Дмитрий Савельев настаивает, что при планировании мероприятия необходимо заранее определить «дублера» основного менеджера, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств его мог подменить коллега. Из этой же категории и так называемый «План „Б“» — в спланированный ход мероприятия могут вмешаться погодные условия, человеческий фактор, плохая работа поставщика услуг: «Постарайтесь придумать „План Б“ по каждому из запланированных пунктов», советует Дмитрий Савельев.
Далее спикер рассказал участникам образовательной программы о Strategic Meetings Management Program (SMPP) — стратегической программе по планированию мероприятий, цикличном процессе, состоящем из нескольких этапов. «SMPP — это некий свод правил внутри компании, который позволяет вам стратегически запланировать мероприятие и добиться как финансовой, так и управленческой эффективности», — уточнил г-н Савельев. Классическая схема SMPP состоит из нескольких этапов.
При первоначальном планировании стоит обратить внимание на ресурсы, финансы и возможности поставщиков. «Насколько грамотно будет составлен запрос предложения (Request for proposals; RFP), настолько четкий и детальный мы получим ответ и, как следствие, сможем оценить то, будем мы работать с этим поставщиком или нет», — заметил г-н Савельев. После этого можно приступить к сравнению и анализу коммерческих предложений. Затем утверждается список поставщиков, причем их может быть сразу два — постоянных и потенциальных поставщиков.
После утверждения плана осуществляется тендер и производятся закупки (закупкам в бизнес-тревел в июне была посвящена отдельная конференция ABT-ACTE Russia). После этого непосредственно проводится мероприятие. Во время пятого этапа улаживаются финансовые вопросы и, что немаловажно, должным образом оформляется отчетность. Это могут быть финансовые отчеты, авансовые платежи, а также закрытие авансового платежа.
Последний этап — это менеджерская (управленческая) отчетность и анализ эффективности. Для того, чтобы сделать следующее мероприятие, были статистические данные по затратам, по удовлетворенности мероприятием. При этом каждая компания вправе использовать собственные стандарты отчетности, подчеркнул г-н Савельев.
После доклада состоялась оживленная дискуссия, в ходе которой участники задавали вопросы, касавшиеся онлайн-оплаты услуг (кредитных карт), а также проблем, возникающих во время планирования и проведения мероприятий.
Олег Абарников