Передовые практики тревел-менеджмента — регионам!
AБТ-ACTE Russia продолжает знакомить участников индустрии делового туризма с технологиями, практиками и тенденциями в тревел-менеджменте, а также создавать новые платформы для общения между корпоративными покупателями и поставщиками бизнес-тревел услуг в разных городах России. Образовательный семинар в формате делового завтрака состоялся в Перми в «Парк Отеле» 26 февраля. А уже на следующий день эксперты выступили на региональной конференции в Екатеринбурге, которая прошла в гостинице «Московская горка».
Образовательная программа в Перми носила базовый характер и была посвящена основам современного тревел-менеджмента, вопросам документооборота и отчетности, возможностям оптимизации бюджета при организации командировок сотрудников и руководства. Партнерами мероприятия выступили авиаперевозчик Etihad Airways и технологическая компания Travelport.
В семинаре приняли участие директора, начальники департаментов по обеспечению деятельности и поддержки бизнеса, отдела протокола и переводов и другие сотрудники, ответственные за планирование и организацию командировок и мероприятий, таких компаний как «ЕАЕ-Консалт», «Уралкалий», «Сибур-Химпром», «Элкам-Нефтемаш», «Заправкин», «Урал ФД» и прочих.
Заместитель исполнительного директора АБТ-ACTE Russia Екатерина Александрова в своем выступлении рассказала о том, зачем нужна тревел-политика, как правильно ее разработать и какие функции лежат на менеджере по организации деловых поездок. По словам спикера, оптимизация тревел-политики поможет не только урегулировать процесс оформления командировок, но и обеспечить контроль и экономию расходов. Разговор о том, как сократить затраты на командировки и мероприятия — а этим в кризисные времена озадачены большинство компаний — продолжила директор пермского филиала агентства делового туризма Zelenski Corporate Travel Solutions Татьяна Давыдова. Эксперт обозначила основные категории затрат на бизнес-тревел и дала ряд рекомендаций по их оптимизации. Например, максимальная приближенность отеля к месту проведения встречи сэкономит лишние деньги на транспорт.
Эффективному управлению деловыми поездками может существенно помочь внедрение инструментов онлайн-бронирования. Менеджер по продажам Travelport Валерия Захарова представила участникам семинара продукт TripGate, разработанный компанией. Система, к примеру, дает возможность менеджеру увидеть самый низкий тариф, который был доступен путешественнику во время бронирования — прозрачность процессов позволяет лучше контролировать соблюдение тревел-политики. Не говоря уже о том, что использование Online Booking Tool экономит время и повышает производительность труда сотрудников.
Образовательное мероприятие в Перми завершил специалист департамента аттестации бизнес- и конференц-отелей АБТ-ACTE Russia Владимир Сердюк, который рассказал об ожиданиях бизнес-туриста от средств размещения, а также о программе Ассоциации, которая призвана помочь деловому путешественнику и тревел-менеджеру сориентироваться в огромном выборе гостиниц. Г-н Сердюк, как и Валерия Захарова, представили свои доклады и на конференции в Екатеринбурге.
«Информация, полученная в ходе образовательной сессии, полезна, — сказала начальник отдела поддержки бизнеса ЗАО „Сибур-Химпром“ Оксана Саракач. — Интересно было услышать мнения экспертов и коллег о применении политики в области командирования, а также об использовании различных онлайн-систем и возможностях сокращения расходов на деловые поездки. Понравилась и презентация авиакомпании Etihad Airways».
Начальник отдела по обеспечению деятельности «EAE-Консалт» Екатерина Рыкова отметила хорошую организацию мероприятия и то, что лично для нее наиболее информативным оказалось «живое» обсуждение — некоторым докладам, по мнению г-жи Рыковой, не хватило адаптированности, приближенности к провинциальным реалиям. «В Перми у корпоративных покупателей услуг делового туризма есть интерес, компетенция и желание обмениваться опытом. Это отличная площадка для встреч специалистов обеспечивающего блока», — добавила г-жа Рыкова.
Елена Лобанова, начальник отдела протокола и поддержки бизнеса компании «Уралкалий», призналась, что очень рада тому, что AБТ-ACTE Russia с образовательными семинарами и конференциями пришла в регионы. «О пользе подобных мероприятий рассуждать не приходится: она очевидна. Ранее я не слышала о площадках в Перми и Екатеринбурге, где можно было бы встретиться с профессионалами в области бизнес-тревела, поделиться опытом, узнать, как с теми же вопросами и задачами справляются другие, — подчеркнула г-жа Лобанова. — Считаю, что начало положено, семинар был увлекательным, познавательным и успешным. Думаю, что выскажу не только свое мнение: хочется надеяться, что мероприятия Ассоциации станут регулярными в наших краях».
Кстати, Елена Лобанова не только была участником образовательного семинара в Перми, но и выступила в качестве спикера на региональной конференции в Екатеринбурге на следующий день. Мероприятие посетили большое количество корпоративных покупателей и представителей агентств делового туризма — всего около 60 делегатов.
Г-жа Лобанова поделилась опытом разработки, внедрения и контроля тревел-политики. Как отметила г-жа Лобанова, системный подход к управлению затратами обеспечивают консолидированный план командировок по группе компаний, работа в системах онлайн-бронирования и обязательное согласование внеплановых служебных поездок генеральным директором (либо с директором по экономике и финансам).
О возможностях сокращения расходов на командировки рассказала и административный менеджер компании Covidien Эльза Абадовская. К примеру, в тревел-политике компании прописали группы тарифов на авиабилеты — теперь бизнес-путешественники должны выбирать самый экономичный вариант. Билеты первого класса на поезд разрешили бронировать только при ночных переездах или тех, что длятся более 6 часов. А еще прописали, что неоправданный возврат или отмена командировки — это личная ответственность сотрудника. Скажем, если деловой путешественник забыл отменить бронирование отеля, то должен за это отчитаться. К слову, благодаря такому правилу, в 3 квартале прошлого года в компании сумма за штрафы при возврате билетов понизилась на 41,2%. Стоимость авиабилета упала на 17,2%, а железнодорожного — на 18,7%. В итоге минимум 5 млн руб. компании удалось сэкономить только на билетах.
«Конференция была полезной безусловно! Сразу взяли на заметку и решили внедрить у себя на предприятии опыт „Уралкалия“ по подаче заявок на организацию деловых поездок в электронном виде с помощью специальной программы. За это отдельное спасибо Елене Лобановой! Полезным оказался и опыт Эльзы Абадовской — ей тоже большое спасибо! — сказала Елена Королёва, начальник отдела делопроизводства Уральского турбинного завода. — Полезными оказались новые контакты, особенно в части агентств, предлагающих услуги по продаже авиа- и ж/д билетов, расселения в отелях».
Вторая сессия конференции была посвящена индустрии встреч. Екатерина Александрова рассказала о правилах организации успешных мероприятий и предложила участникам case-study — спланировать варианты идеального корпоратива на 8 Марта. Председатель Конгресс-бюро города Екатеринбурга Оксана Трофимова-Ниденталь напомнила, чем могут быть полезны профессиональные организаторы мероприятий корпоративным покупателям и MICE-агентствам, а Ольга Войтенко, главный специалист комитета по внешним связям Администрации Екатеринбурга, представила город как MICE-направление. Современный аэропорт и огромное количество отелей, более 130 MICE-площадок вместимостью от 70 до 2 тыс. гостей, много возможностей для тимбилдингов и инсентива делают Екатеринбург привлекательным местом для проведения мероприятий, в том числе и международных.
В третьей части региональной конференции выступили представители бизнес-тревел компаний. С какими вопросами и сложностями сталкивается любое агентство? По словам руководителя отдела внедрения онлайн-технологий Zelenski Corporate Travel Solutions Натальи Порошиной, у агентств возникают следующие сложности:
— с получением, хранением и обработкой данных по всем видам услуг;
— необходимостью привлечения человеческих ресурсов со стороны бухгалтерии, специалистов по бронированию и отчетной группы;
— занесением данных в заказы и актуализацией баз данных в ручном режиме;
— возникновением ошибок в финансовых документах по причине отсутствия полной информации по заказам;
— временными затратами на создание сложных управленческих отчетов по формам клиента.
Г-жа Порошина объяснила, как все эти проблемы может решить «ПЛАТОН» — комплексная система автоматизации учета туристических компаний и касс по продаже авиа- и железнодорожных перевозок на базе «1С: Управление торговлей 8.2». Проект, разработанный ZCTS, крупнейшие игроки рынка успешно используют в качестве бэк-офиса к своим онлайн-продуктам для корпоративных и частных клиентов уже более 15 лет.
О необходимых навыках специалиста делового туризма рассказала Анна Василенко, генеральный директор «Бюро Пеликан» (Тюмень). По словам спикера, чрезвычайно важен баланс следующих составляющих: технологий и прогресса; работы с внешними и внутренними клиентами; знания рынка, продуктов и услуг; организации процесса и самоорганизации.
Миф о том, что невозможно быть организованным, если работы слишком много, развенчал в своем выступлении Андрей Базаров из тренинго-консалтинговой компании LICO. Спикер дал участникам конференции практические советы о том, как управлять временем и стрессом, поделился главным принципом планирования рабочего дня и способами настроить себя на работу. «В среднем руководитель отвлекается раз в 6-12 минут. И не менее 5 минут тратит на возвращение к делу, от которого отвлекся, — сообщил г-н Базаров. — Именно поэтому следует выделять специальное время для приема почты и написания текущих писем — 2-3 раза в день». Эксперт также подчеркнул, что управление временем часто заключается в управлении отдыхом, который является не уходом от работы, а обязательной частью работы ответственного человека!
«Эта конференция была очень полезной, я рада, что удалось в ней поучаствовать, — сказала Милена Гайсарова, специалист по управлению офисом Группы компаний „Данон“ в Екатеринбурге. — Очень понравилась интерактивная часть. Кроме того, я узнала много новых инструментов по сокращению расходов на командировки, что довольно актуально в наше время. Было интересно послушать и про тайм-менеджмент, некоторые советы уже начала применять — и они довольно успешно работают! Я абсолютно уверена, что необходимость проведения таких конференций на Урале и в Екатеринбурге однозначно есть: когда все делятся друг с другом своим опытом, это очень помогает в работе».
«В первую очередь хотела отметить отличную организацию мероприятия, четкое следование заявленной программе и заявленным темам. Я считаю, что это отражает уровень профессионализма организаторов, — отметила ассистент генерального директора Schneider Electric Ural Анна Гавриш. — Отдельное спасибо за действительно образовательный характер мероприятия и за возможность получения сертификата участника конференции. Хочу также выразить благодарность сотрудникам АБТ-ACTE Russia и приглашенным экспертам за их доброжелательность, владение информацией и готовность ответить на возникшие вопросы. И еще очень порадовала лотерея — всегда приятно получать подарки и сувениры!»
Призы для розыгрыша предоставила московская гостиница «Swissotel Красные Холмы». Партнерами региональной конференции в Екатеринбурге выступили Etihad Airways, Travelport, USTA Group. В организации мероприятия активную поддержку оказали: Администрация г. Екатеринбурга, Конгресс-бюро г. Екатеринбурга, «Бюро Пеликан», Uralterra, VisitUral, «Европорт», Royal Park Tourism Service.
Наталья Травова