Участники форума АБТ-ACTE Russia в Екатеринбурге: «В минус 36 лучше всего согревает… гостеприимство!»
Крупнейший деловой, научный и культурный центр Уральского федерального округа — Екатеринбург — встретил участников форума «Современный business travel и MICE» крепчайшим морозом — термометры показывали −36. Но, по словам делегатов, их согрело гостеприимство жителей уральской столицы.
Программа форума началась в четверг, 17 ноября, с коктейля в недавно открывшемся в центре города Tenet Hotel. «Во-первых, приятно удивил сам отель — отличный кейтеринг и новые удобные залы. Во-вторых, удалось познакомиться и пообщаться с коллегами, провести уютный вечер. Коктейль прошел в камерной обстановке, под звуки живого саксофона», — отметила Александра Бердникова из компании MONT.
А 18 ноября стартовали образовательные сессии в расположенной на территории аэропорта Екатеринбурга гостинице angelo by Vienna House. Это первый в городе отель, прошедший аттестацию АБТ-ACTE Russia. С приветственной речью выступили представители Ассоциации бизнес-туризма и Максим Докучаев из Комитета по внешним связям Администрации города Екатеринбурга.
Главный редактор Buying Business Travel Russia Светлана Деникина рассказала о мировых тенденциях тревел-индустрии и состоянии рынка делового туризма в России. Она представила ежегодное исследование АБТ-АСТЕ Russia — Yearbook 2016.
«В половине компаний, которые приняли участие в опросе для Yearbook 2016, специализированного тревел-департамента просто нет, — отметила Светлана. — Во многих организациях специалисты по управлению командировками входят в административный отдел или подчиняются непосредственно топ-менеджменту. А иногда вопросами, связанными с деловыми поездками, занимаются HR-специалисты, маркетологи или отдел закупок». При этом корпораций, в которых все еще нет тревел-политики, очень мало — всего около 2,6%, рассказала Светлана.
Для сокращения тревел-расходов многие компании (68%) начали активно проводить видеоконференции и пользоваться другими технологиями удаленного общения. Еще 37,5% ограничили классы перелета и проживания либо ужесточили лимиты.
Примерно в 50% корпораций услуги поставщиков оплачивались индивидуальными корпоративными картами. Централизованные платежные решения (например, BTA от American Express) не столь популярны — к ним прибегали лишь 3,9% организаций.
Эксперт Елена Лобанова выделила основные этапы, которые придется пройти любой компании, при выборе надежного и профессионального поставщика, способного предложить максимальный спектр качественных услуг за оптимальную цену.
Организация тендера — непростой процесс, и, чтобы все прошло успешно, поставщик должен быть в курсе специфики заказчика и получить детальное описание требований, подчеркнула спикер.
Секретами эффективной коммуникации с отелями с аудиторией поделилась Дарья Миронова, старший менеджер по международным корпоративным продажам в России и СНГ Mövenpick Hotels & Resorts.
«Если вы получили от отеля шикарное предложение, полностью отвечающее условиям вашего мероприятия и вписывающееся в заложенный бюджет, встреча прошла успешно, цели достигнуты, участники довольны, а босс на седьмом небе от счастья — значит, вы составили идеальный запрос!» — уверена Дарья.
По ее словам, существует десять элементов идеального запроса. Среди них — подробный обзор мероприятия с указанием сильных и слабых сторон, описание вашего предыдущего опыта с другими поставщиками, технические требования к конференц-площадке, бюджет и несколько вариантов дат проведения.
Об основных различиях между закупками в бизнес-тревел и MICE рассказал директор департамента централизованных закупок и снабжения магазинов «Эльдорадо» Борис Пузицкий. По его словам, девиз при организации командировок должен быть «Быстро и дешево!», в MICE главное — произвести впечатление, каждое мероприятие — штучный товар!
Руководитель проектов по организации бизнес-поездок Leroy Merlin Александра Перекальская предложила участникам форума свой ответ на вопрос «Как повысить уровень соблюдения тревел-политики с помощью игры?» Один из способов вовлечения сотрудников — создать на странице оформления командировок отдельное сообщество. Кроме того, прекрасно зарекомендовали себя конкурсы и соревнования.
«От конференций АБТ-ACTE Russia всегда остаются только положительные эмоции, эти мероприятия мотивируют к постоянному профессиональному росту, — подчеркнула Александра Бердникова. — Для себя отметила выступления Бориса Пузицкого и Александры Перекальской — эти очень харизматичные спикеры затронули важные темы».
Актуальному и острому вопросу была посвящена и первая панельная дискуссия. Тему «Давай останемся друзьями. Расставание с поставщиком» предложила Елена Лобанова. В обсуждении приняли участие Борис Пузицкий («Эльдорадо»), Константин Орлов (корпорация ВСМПО-АВИСМА), Кирилл Комов (НЛМК) и Юлия Евлахова (BNS Group of Companies).
Корпоративные закупщики тревел-услуг на основе своего опыта объяснили причины полного или частичного разрыва отношений с поставщиками. «Поводами для расставания» чаще всего становились несоответствие заявленному уровню сервиса, ошибки, несвоевременная оплата. В процессе дискуссии выяснилось, что часть компаний, расставаясь с поставщиками, сжигают все мосты. Другие же готовы дать партнеру второй шанс. «Всем необходим кредит доверия, ведь большинство специалистов стремятся стать лучше, — отметила исполнительный директор АБТ-ACTE Russia Екатерина Александрова. — На многих мероприятиях мы говорим о том, что надо вести диалог. Только так можно найти компромиссное решение, которое позволит обеим сторонам работать в комфортных условиях».
Во время второй образовательной сессии Ярослава Беляева, менеджер по работе с клиентами авиакомпании Finnair в Екатеринбурге, рассказала об эволюции договоров с авиакомпаниями. Она подробно остановилась на особенностях региональных взаимоотношений с перевозчиками, нюансах трехсторонних соглашений.
С потребностями и сомнениями корпоративных заказчиков при внедрении онлайн-решений на рынке Екатеринбурга делегатов познакомила Ольга Медведева, директор по развитию и маркетингу холдинга «Випсервис» (Уральский филиал).
По ее словам, в Екатеринбурге в командировки отправляются представители не более 17% юридических лиц, причем только 9% для деловых поездок необходимо заказывать перелет и проживание в гостинице. «Фактически к онлайну готовы менее 5% корпоративных клиентов», — резюмировала эксперт. Как правило, сотрудники трети компаний вообще оформляют командировки как частные лица.
«Для внедрения системы онлайн-бронирования нужны нацеленность руководства на инновации и экономию, достаточно большой объем поездок и понимание тревел-специфики. Пока все это есть только в крупных организациях», — добавила спикер.
Участники второй панельной дискуссии обсудили ценообразование в отельной индустрии. В качестве модератора выступила Варвара Малкина, старший менеджер по рынку в российских регионах компании Expedia. Своим опытом поделились Людмила Коновалова («Swissotel Красные Холмы»), Альбина Усвяцова (angelo by Vienna House Ekaterinburg) и Оксана Савенкова (Hyatt Regency Ekaterinburg).
Ольга Войтенко, директор USTA Business Travel подготовила для участников мероприятия обзор уральского MICE-рынка. По ее данным, конгрессная инфраструктура региона включает более 130 площадок вместимостью от 70 до 2 тыс. человек. Помимо конференц-залов на базе отелей, в уральской столице есть такие необычные площадки, как «Екатеринбург-ЭКСПО» и Ельцин Центр. В 2016 году в Екатеринбурге и области прошли такие мероприятия, как WorldSkills, «Иннопром», Гранд форум «BIT 2016», Forum 100+, туристский форум «Большой Урал», Atomskills, Expo Build Russia, Менделеевский съезд и Национальный конгресс кардиологов. А на 2017-й уже запланирован ряд ивентов всероссийского и международного масштаба.
Многим участникам форума запомнилось выступление Евгении Соловцовой, менеджера по коммуникациям Merck Group, посвященное благотворительности в MICE. Согласно результатам опроса компании, в благотворительной деятельности принимают участие 76% респондентов. «Люди более склонны участвовать в благотворительности, если им предложат уже готовый проект. Все хотят делать добро, приносить пользу обществу, но не всегда находят время и моральные силы», — отметила спикер.
За последний год российский офис Merk организовал три благотворительных мероприятия. Это аукцион (было собрано 300 тыс. рублей на лечение ребенка, зарегистрированного в фонде «АиФ: Доброе сердце»), День компании (совместное мероприятие с воспитанниками и выпускниками коррекционных детских домов и психоневрологических интернатов) и создание сада «Ребенок будет» в Научном центре акушерства, гинекологии и перинатологии имени академика В.И. Кулакова.
«Это была очень важная презентация-послание, — считает Анна Звягинцева из Amadeus. — В мире бизнеса всегда надо помнить о тех, кому действительно нужна наша поддержка. А компании при желании всегда могут совместить проведение корпоративных мероприятий и помощь нуждающимся».
Насыщенная деловая программа завершилась коктейлем в ресторане Sunlight, где перед делегатами выступили Оксана Трофимова-Ниденталь из конгресс-бюро Екатеринбурга и Эльмира Туканова из Центра развития туризма Свердловской области. В конце вечера были разыграны ваучеры на проживание от гостиничных компаний Sokos, Marriott и Azimut.
На третий день иногородних участников форума познакомили с MICE-возможностями Екатеринбурга. Они посетили исторический и современный центр мегаполиса, отели Novotel Yekaterinburg Centre и «Екатеринбург-Центральный», а также Ельцин Центр.
«Форум — это формат, который должен объединять города, — и у нас это получилось!» — резюмировала Екатерина Александрова.
Партнерами мероприятия выступили отели angelo by Vienna House Ekaterinburg, Tenet Hotel , «Azimut Отель Олимпик Москва», «Сочи Марриотт Красная Поляна» и «Swissotel Красные холмы Москва», горнолыжный курорт «Роза Хутор», группа отелей «Горки Отели», гостиничные операторы Mövenpick Hotels & Resorts и Sokos Hotels, группа компаний USTA, Центр развития туризма Свердловской области, агентство IBC Corporate Travel, авиакомпания Finnair, система онлайн-бронирования Bronevik.com, IT-компания Eventicious и VIP Терминал аэропорта «Кольцово».
Екатерина Ларина