Босс отправляет вас сажать картошку на Марс? Надо соглашаться!

Паника, непонимание, страх, сомнения в своих возможностях — если это те эмоции, которые вызывают у вас нестандартные задачи руководителя, то вы уже теряете все шансы на их успешное выполнение. «Сразу включайте положительный настрой и азарт, — говорит Дарья Фукова, личный помощник генерального директора радиостанции „Серебряный дождь“. — Нестандартные поручения — это не только невероятный опыт, но и настоящее приключение в вашей жизни. Даже если вас просят посадить картошку на Марсе — надо соглашаться!» О том, что еще может облегчить работу личного помощника начальника, эксперт рассказала на образовательном семинаре АБТ-ACTE Russia для персональных ассистентов, который прошел 5 февраля в отеле «Савой».

Дарья подчеркнула, что в такой сфере, как личная поддержка босса, многое зависит от надежных партнеров. «Многие убеждены, что все решают деньги, но это не так, — сказала Дарья. — Можно заплатить деньги, но в итоге получить не то, на что ты рассчитывал. Или вам сорвут сроки! Поэтому за годы работы помощником руководителя я составила список поставщиков, на которых точно могу положиться». Кроме того, эксперт порекомендовала участникам встречи расширять круг своих профессиональных интересов, потому что «никогда не знаешь, что может пригодиться». «Чем больше у вас кругозор, чем шире вы смотрите на ситуацию, тем больше решений вы можете найти для достижения цели!» — подчеркнула эксперт.

На нюансах при выборе подарков по поручению босса остановилась уже Анна Брагина, помощник члена-правления-вице-президента по корпоративным и правовым вопросам МТС. Анна рассказала, что в 2010 году в компании было принято решение отказаться от дарения партнерам брендированной продукции — игрушек, флэшек и так далее. «Клиентам и друзьям мы вот уже пятый год вручаем открытки, в которых пишем о том, что деньги, которые мы бы потратили на подарок, были направлены на благотворительность. И благодарим адресата за такую возможность», — поделилась Анна.

К открытке прилагаются фотографии детей с информацией, какая помощь была им оказана. Благодаря программе, которая получила название «Твори добро», только в 2010 году мы смогли перевести 4,5 млн рублей на лечение около 100 детей. В 2015 году — уже 150.

«Этот шаг дал толчок к развитию корпоративной социальной ответственности в компании», — добавила спикер.

Конечно, бывают ситуации, когда подарок необходим, не стала отрицать Анна, и тогда в МТС придерживаются бюджета в 4 тысячи рублей. «Это связано с законодательными ограничениями по стоимости подарка, — объяснила эксперт. — По 217 статье Налогового кодекса РФ на всех одариваемых распространяется обязанность оплатить НДФЛ, если стоимость подарка составляет более 4 тысяч рублей».

О том, каким подарком для бизнес-партнеров может стать поездка в Абу-Даби, рассказала уже Светлана Филатова из Управления по туризму и культуре эмирата. «Абу-Даби — это место, куда приезжают из всех других эмиратов, что называется, must see», — сказала Светлана.

Абу-Даби считается самым зеленым в ОАЭ — здесь растет огромное количество пальм. Это подтверждает и набережная Корниш — парковая зона протяженностью 10 км, предназначенная для прогулок.

Одна из редких достопримечательностей города — соколиный госпиталь, или салон красоты для сов. «Помните, что для эмиратов это священное животное, — обратилась к аудитории спикер. — К слову, в салонах Etihad — вообще единственное, которое можно провозить с собой на борту».

В городе можно встретить множество уникальных архитектурных сооружений. «К ним относится Emirates Palace, отель-дворец. Он занимает 85 гектаров ландшафтных садов! Кстати, здесь подают фирменный капучино Emirates Palace Сappuccino, который посыпан золотом. Причем кофе так популярен, что за год гости съедают 5 килограммов золота!»

За отдыхом для души лучше отправиться в город-оазис Аляйн (Al Ain), который входит в состав эмирата Абу-Даби. Здесь же располагается этнографическая деревня Arabian Nights Village. «Это отельный комплекс, построенный в пустыне, где даже нет интернета, — отметила Светлана. — Здесь можно поужинать в поистине арабских традициях. Во время трапезы на несколько минут выключается свет, и путешественникам открывается звездное небо, что очень красиво».

После короткого кофе-брейка участники семинара вновь вернулись к теме персональной поддержки руководителя. Как часто помощнику приходится решать проблемы босса на расстоянии — когда тот находится в командировке? А если они возникают, что называется, не вовремя — на выходных или ночью? Подобная ситуация может вызвать настоящий стресс, но разрешить ее быстро и успешно можно — с помощью мобильных приложений. Каких именно, подсказала Оксана Костюк из компании Parallels.

«Мой босс очень часто летает, в неделю у него может быть до пяти командировок, — заметила Оксана. — И без мобильных устройств и приложений мне никак не обойтись».

Эксперт рассказала, что перепробовала много различных сервисов, но в итоге оставила те, которые отвечают определенным критериям. Прежде всего это доступность с любого девайса (ноутбука, мобильного, планшета) и простой, понятный интерфейс. «Я столкнулась с тем, что многие сервисы напичканы дополнительными фишками, которые запутывают пользователя, — пояснила спикер. — А времени на решение проблемы часто нет». И, конечно, не стоит забывать про техническую поддержку: «Очень важно, чтобы приложение, которые у вас установлено, постоянно обновлялось, за ним стояла действующая команда».

Для хранения необходимой для бронирования поездки информации о путешественнике может пригодиться программа SplashID Password Manager — она позволяет хранить сведения в зашифрованном виде. «Главное — не забыть пароль к ней, — пошутила Оксана. — Адреса, банковские счета — таких закладок здесь много».

Помимо «явок и паролей», у вас обязательно должны быть данные по текущей шенгенской визе руководителя. Без них забронировать билет, к примеру, на рейс Lufthansa, не получится.

Найти нужный отель помогают такие сайты, как Booking.com, Trivago, TripAdvisor, HotelTonight. «Мои основные „помощники“ — Egencia и spg, — сказал эксперт. — С помощью последнего приложения, используя накопительные бонусы и указав нужные опции, вы можете найти отель на любое время в нужной вам стране».

А если ваш босс еще и щепетилен в выборе места на борту? «У моего руководителя всегда одно пожелание: если полет меньше двух часов — сидим у прохода, больше двух часов — сидим у окна. И обязательно в передней части самолета и не на крыле. Да, мой начальник летает преимущественно экономклассом, потому что отправляться в командировки приходится часто, а экономию никто не отменял. Так вот, невыполнение этой задачи стоит мне лояльности со стороны шефа, — призналась Оксана, — поэтому на SeatGuru by TripAdvisor я выбираю нужную мне авиакомпанию и нахожу борт, которым мы летим. Сервис содержит более 700 схем самолетов более чем 100 авиакомпаний мира».

Нужно сориентироваться в аэропорту? Вам в GateGuru. Отследить рейс? Незаменим Flightradar24 Pro. «Это очень полезный инструмент, — подчеркнула эксперт, — особенно если вы заказываете такси с ожиданием. Очень дорогим в Европе, кстати. Ну и в принципе приложение держит вас в курсе перемещения босса. Был случай, когда мой руководитель возвращался из Турции в Москву в непогоду. В результате самолет посадили где-то в СНГ, а по расписанию лайнер приземляется в „Шереметьево“. Если бы не Flightradar, я бы об этом не узнала. Или узнала, но точно не так быстро», — сказала эксперт.

Приложения могут выручить вас и вашего шефа даже в самой безнадежной ситуации, поэтому стоит потратить время и разобраться в этом мобильном «поле», посоветовала Оксана. «Помните ужасный снегопад в Нью-Йорке, который задержал тысячи рейсов? Именно тогда мой руководитель летел из Сиэтла в Москву через... Нью-Йорк! Все сервисы присылали мне cancellation. В сall-центрах — тоже коллапс, ожидание в 40 минут! Что делать? Мои действия были простыми и четкими: благодаря приложениям я смогла продлить аренду машины шефа и отель, поменять в онлайне перелет. В этом и есть самая большая сила персонального ассистента — знать, как решить задачу, какие для этого нужны инструменты», — резюмировала спикер.

Завершилась образовательная часть презентацией Марии Макеевой из Ars Vitae Hotels Representing Company. Компания, представляющая собой отели категории de luxe, работает с тревел-агентствами, туроператорами и корпоративными клиентами. Она была основана в 1999 году и стала первой российской организацией, представляющей интересы зарубежных отелей столь высокого уровня.

«В настоящее время в нашей коллекции — 42 гостиницы, расположенные в Европе, Азии и Африке, — уточнила Мария. — Стоит особо отметить, что портфолио создавалось путем тщательного отбора, поэтому каждый из объектов Ars Vitae является лучшим в своем городе, регионе или стране. Свыше 30-ти оборудованы прекрасными SPA-центрами, а в большинстве отелей есть отличные возможности для MICE».

Традиционно встреча завершилась лотереей. Среди участников были разыграны ваучер от Ars Vitae на проживание в двухместном номере в Баден-Бадене со SPA-процедурой, скидочная карта на проживание в отеле «Савой» на Сейшелах и календарь с ежедневником от Управления по туризму и культуре эмирата Абу-Даби.

Марина Осипова