Conference in trends: 10 и 1 особенность модного мероприятия
Мы в АБТ-ACTE Russia часто проводим форумы и конференции, которые можно охарактеризовать как «мероприятия о том, как делать мероприятия». Конференция MITT MICE, прошедшая 14 марта в ЦВК «Экспоцентр», – тот самый случай. Для тех, кто случайно пропустил ее (болел, работал, отдыхал), и для тех, кто был, но не успел сделать конспект, мы публикуем так сказать подстрочники. И первый из них – да-да, как раз о том, как делаются современные мероприятия. А помог нам в этом Артем Тимаков, основатель креативного агентства Brain Agency. И если ваше мероприятие будет обладать хотя бы половиной перечисленных характеристик, считайте, что оно удалось и вы – В ТРЕНДЕ.
1. Креативная концепция. Безусловно, есть такие мероприятия (конференции, например), которые базируются на классическом шаблоне: аренда – спикеры – кофе-брейк. Но все больше серьезных и влиятельных заказчиков хотят видеть во время ивента ИДЕЮ, которая позволяет эффективнее донести до участников информацию, выстроить общение и выступления спикеров в неформальном стиле.
2. Нестандартное место проведение. Несмотря на то, что отели до сих пор остаются самым популярным местом для проведения мероприятий, сейчас ивент-менеджеры, подобно разведчикам, постоянно ищут «чего-то такое эдакое». Например, конференция в амфитеатре под открытым небом в горах или встреча совета директоров на подмосковной ферме все чаще встречаются в брифах корпоративных заказчиков. И такой подход действительно работает – оригинальное место при наличии хорошей инфраструктуры и логистики станет WOW-эффектом всего мероприятия.
3. Вовлечение участников в мероприятие еще до его начала. В наши дни традиционного приглашения по почте уже не достаточно. Воспользуйтесь идеями, которые давно есть в арсенале зарубежных организаторов: тизинговые онлайн- и офлайн-кампании, работа с информационными порталами и адаптивными landing pages, продвижение в социальных сетях, персонализированные html-рассылки и организация pre-party помогут собрать информацию о потенциальных участниках и сгенерировать для них в дальнейшем соответствующий контент.
4. Электронная регистрация. Бейджи, безусловно, помогают во время непосредственного общения участников и сближают людей хотя бы для того, чтобы увидеть, что же там написано. Но современные технологии электронной регистрации позволяют сделать бейдж не только информационным инструментом, но и коммуникационным. Например, провести флеш-моб «Шесть рукопожатий» или организовать общение участников через их смартфоны.
5. Профессиональная подготовка контента и спикеров. Чтобы эффективнее донести информацию, необходимо использовать правильные методики ее подачи. Сторитейлинг, копирайтинг, особенный дизайн, инфографика, анимированный контент, использование технологий управления жестами – все это те самые фишки, которые делают мероприятие не только запоминающимся, но и банально помогают лучше воспринимать информацию аудиалам, визуалам и кинестетикам.
6. Вовлечение участников в процесс мероприятия. Фактически это работа с аудиторией, искусство массовика-затейника в современном формате, приправленное мобильными и другими технологиями и основанное на особенностях участников. Это может быть интерактивная игра, мобильные сервисы, дублирование контента, онлайн-вопросы, геймификация и т. д.
7. Трансляция контента и привлечение более широкой целевой аудитории. Каждая вторая конференция сопровождается видео-трансляцией либо просто записывается на камеру. Современные технологии позволяют «побывать» на мероприятии тем, кто находится за сотни километров или по каким-то причинам не смог его посетить. Обеспечивается это, например, при помощи трансляции «360 градусов». Еще проще – организовать чат, чтобы любой заинтересованный мог задавать спикеру вопрос онлайн.
8. Персональный подход к организации кейтерингового обслуживания. Составляйте концептуальное меню! Это очень важно. Учитывайте национальные и религиозные особенности участников (все же знают про кашрут или про запрет на алкоголь и свинину в исламе). Предлагайте блюда под знаком «ЗОЖ» и ЭКО – это супер модно. А еще еда может стать дополнительным способом продвижения вашего бренда (печенюшки с логотипом всегда расходятся на ура).
9. Использование продвинутых нетворкинг-технологий. Этот пункт про то, как помочь участникам законнектиться между собой. Коммуникация происходит на самых разных уровнях. К тому же наличие комфортных и/или интерактивных зон, где можно пообщаться, - очень эффективный инструмент для привлечения партнеров и кобрендинговых активаций.
10. Получение обратной связи и оценка. Сделать выводы – это особое искусство. Для этого необходимо узнать у участников, что им понравилось, а что не очень. Можно использовать традиционные анкеты или электронные формы обратной связи. Хорошо помогает также метод дизайн-мышления, о котором мы говорили на IMG Show 2018.
11. Постпродакшн. Мероприятие никогда не заканчивается – заканчивается программа. А потом начинаются: обработка и публикация фото и видео, организация after-party, коммуникация с участникам с целью формирования программы следующего мероприятия и т. д., и т. д. То есть та самая работа, о которой Маяковский сказал «Люблю я планов своих громадье».
Мы, конечно, не претендуем на звание Самого Модного Организатора, но все эти советы постоянно используем, что несомненно приносит свои плоды. Чего и вам желаем.