Эксперты обсудили подготовку и проведение тендеров на Образовательной сессии АБТ

9 апреля в отеле Radisson Blu Belorusskaya в Москве прошла VII Образовательная сессия Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ) по теме «Тендер при выборе поставщика услуг делового туризма: как правильно подготовиться и эффективно провести. Часть 2». В мероприятии приняли участие ведущие эксперты индустрии бизнес-тревел, участники рынка, сотрудники тревел-департаментов и отделов по закупкам крупнейших российских и международных компаний, в частности, Johnson & Johnson, Colgate-Palmolive, PepsiCo, Roche, AstraZeneca, Bayer, KPMG, Thomson Reuters, ВТБ, Shell, Auchan, MTS, Beeline, BBDO, Ростелеком, Яндекс.Деньги.

Сессия была проведена при поддержке партнеров АБТ: офиса Управления по туризму и культуре Абу-Даби в России и странах СНГ, транспортной компании Carey и первого международного отеля класса люкс в Азербайджане Jumeirah Bilgah Beach Hotel. Спонсорами мероприятия выступили туроператор АРТ-ТУР и глобальная MICE-компания UPJET Travel Group.

Спикерами Образовательной сессии стали Марина Кречетникова (Japan Tobacco International, JTI), Марианна Успенская (Siemens), Ирина Костюкова (Kaspersky Lab.), Анастасия Артеменко (Amway), Татьяна Поплавская (ФК «ОТКРЫТИЕ»).

По единодушному мнению участников, подготовка и проведение тендера — это один из ключевых элементов корпоративной тревел-политики. В рамках второй части Образовательной сессии АБТ были подняты такие важные темы, как этапы тендерного процесса; критерии оценки предложений; пост-тендерная документация и договоры; тендерные риски; практическая реализация соглашений о тревел-услугах/имплементация (implementation).

Мероприятие открыл модератор Сессии, генеральный директор HRG Russia и вице-председатель АБТ Филипп Лукьяненко, обратившийся к участникам с приветственным словом и обрисовавший ключевые темы и план Сессии.

Административный директор компании Japan Tobacco International Марина Кречетникова, первый спикер, рассказала аудитории об этапах тендерного процесса, представив его в виде цикла. Она обозначила три подхода к выбору поставщика услуг, подчеркнула важность выработки критериев оценки, подробного описания документооборота и процедур имплементации, работы с reason codes (причинами для выбора того или иного тарифа). Кроме того, г-жа Кречетникова указала на проблему защиты безопасности персональных данных и необходимость оказания поставщиком IT-поддержки и предоставления автоматизированных отчетов.

«Ну и, конечно же, нельзя забывать об анализе процесса тендера и его результатов. Мы всегда учимся на своих ошибках, мы должны учиться на своих ошибках. Этот learning очень важен, нужно всегда уметь проанализировать свою многомесячную деятельность и сделать правильные выводы», — отметила она.

Далее выступала Марианна Успенская, руководитель направления стратегических закупок, организации бизнес-поездок и маркетинга корпорации Siemens. Она поделилась со слушателями опытом своей компании в подготовке и проведении тендеров, подчеркнув, что основное внимание уделяется критериям оценки: «мы их разрабатываем очень тщательно, серьезно. Каждый критерий имеет свой вес, каждому соответствует описание, к тому же прописано количество баллов, которые поставщик получает за тот или иной предоставленный сервис». Кроме того, г-жа Успенская сразу уточнила, что шансы выиграть тендер Siemens есть лишь у preferred agencies, круг которых определяют в штаб-квартире компании. К важным показателям для оценки поставщика она отнесла компетенцию агентства, количество транзакций в день (минимум 16), количество имплантов (минимум 5), финансовые нюансы (например, выделение суммы НДС в авиабилетах), наличие 24-службы клиентской поддержки (emergency service).

После выступлений первых двух спикеров состоялось торжественное вручение дипломов участникам, успешно прошедшим обучение по программе АБТ «Тревел-менеджер». Модератор Сессии пригласил к микрофону председателя АБТ Вадима Зеленского, который поприветствовал аудиторию, рассказал об образовательном курсе и наградил дипломами Ольгу Шишканову (Сибур Холдинг), Ольгу Дубынину (Kaspersky Lab), Владимира Прокопьева и Светлану Блажевич (Техносерв).

Следующий курс обучения начнется 28 мая 2013 года, набор в группу продолжается (за дополнительной информацией просьба обращаться по адресу электронной почты education@businesstravelrussia.ru).

Также состоялось вручение дипломов партнерам Ассоциации Бизнес Туризма.

О специфике пост-тендерной документации и работе с договорами гостям Образовательной сессии рассказала руководитель группы закупок в категории тревел компании Kaspersky Lab Ирина Костюкова. В своей презентации она обозначила и подробно описала различные типы документов, которые используются в процессе подготовки и проведения тендера. В частности, речь шла о NDA (non-disclosure agreement) — «соглашении о неразглашении», которое, по мнению спикера, оптимально заключить на этапе RFP. Также г-жа Костюкова рассказала о сути LOI (letter of intent) — «письма/соглашения о намерениях», и раскрыла понятие SLA (service level agreement) — «договора об обслуживании/соглашения об уровне услуг», в котором прописывают все условия, детали и подробности их оказания. Эксперт поделилась с аудиторией собственным опытом и объяснила, на что необходимо обращать внимание при заключении договоров. Она подробно остановилась на вопросе защиты персональных данных, гарантий, обязательств и ответственности сторон.

Что делать, если поставщик услуг уже выбран, но выбор в итоге оказался не самым верным? На этот вопрос ответила Анастасия Артеменко, менеджер по партнерским программам компании Amway. Она рассказала слушателям об основных тендерных рисках и о том, как компании обезопасить себя от недобросовестного и ненадежного поставщика. Г-жа Артеменко обозначила следующие потенциальные «проблемные» случаи после заключения контракта: изменение условий (например, добавление услуг, изменение класса качества услуги и увеличение расходов), снижение уровня услуг, непрозрачность бухгалтерских документов, ненадлежащие использование конфиденциальной информации, банкротство компании-поставщика.

Управляющий директор и директор департамента корпоративной поддержки ОАО ФК «ОТКРЫТИЕ» Татьяна Поплавская в ходе своей презентации по теме «Implementation» подробно рассказала аудитории о плане, этапах и временных рамках имплементации. Спикер особо отметила важность процесса ознакомления провайдера с ожиданиями и требованиями клиента, положениями и особенностями корпоративной тревел-политики. Г-жа Поплавская также посоветовала слушателям всегда смотреть на то, как работает 24-часовая служба поддержки провайдера, какими языками владеют специалисты и что они могут делать, как помогать в случае форс-мажоров.

В заключительной части работы Образовательной сессии г-н Лукьяненко предложил провести серию Q&A (вопросов и ответов) и коллективную panel discussion. Эксперты ответили, в частности, каково оптимальное количество поставщиков, нужно ли разделять направления event и бизнес-тревел, кто входит в тендерный комитет и производит оценку предложений, сколько времени проводится тендер. Кроме того, они поделились и негативным опытом работы с непорядочными поставщиками, чтобы предостеречь своих коллег. В итоге все спикеры и участники Сессии сошлись во мнении, что самое главное в поставщике услуг — надежность, поэтому необходимо обращать внимание на репутационный капитал компании. Кроме того, важно уметь обезопасить себя за счет формулирования четких требований к потенциальному провайдеру, тщательной проработки положений договоров и внимательной работы с документацией.

По завершении работы Сессии состоялась лотерея Tombola, в ходе которой были разыграны призы от партнеров и спонсоров. Первый приз — романтический уик-энд в Стамбуле от компании UPJET — выиграла один из спикеров Анастасия Артеменко. UPJET разыграла и еще один приз — игрушечный вертолет (символом компании), который достался Наталье Шубиной (PepsiCo). Рошель Пайпер, представительница компании-партнера Carey, вручила приз — ваучер на $50 — Татьяне Хохловой из BBDO. По невероятному совпадению, второй аналогичный приз от Carey достался ее коллеге Юлии Захаровой. Следующий приз — ваучер на 3 ночи в executive suite Jumeirah Bilgah Beach Hotel с бесплатным завтраком и доступом в СПА-центр — из рук представителя отеля Дэниела Кемпфа получила Наталия Бесчастнова (Avaya).

Все презентации спикеров доступны членам АБТ в интранете на сайте Ассоциации (http://www.businesstravelrussia.ru). Фотоотчет с мероприятия можно посмотреть на странице АБТ в Facebook в разделе «Фотографии» и подразделе «Альбомы» (https://www.facebook.com/ABT.Russia/photos_albums).

Следующая Образовательная сессия АБТ пройдет 11 октября 2013 года, тема находится в процессе разработки.