Главные принципы эффективной тревел-политики

6 декабря в московском отеле Radisson Blu Belorusskaya прошла V Образовательная сессия АБТ. Для встречи профессионалов была выбрана крайне актуальная тема — «Тревел-политика: как создать, развивать и следовать». Мероприятие посетило рекордное количество участников, представлявших крупнейшие российские и международные компании: Bayer, Amway, Johnson& Johnson, VTB Bank, SUBARU, Северсталь, Miele, Beeline, Sibur, Toyota Bank, «Ренессанс Капитал», финансовую корпорацию «Открытие», инвеcтиционную компанию «Сахалин Энерджи», и многие другие организации. На сессии также присутствовали ведущие поставщики тревел-услуг: Transaero, Lufthansa, Carey, Bizkomm и т.д.

О чрезвычайной важности тревел-политики для современной корпорации рассказал в своем вступительном слове модератор сессии Винфрид Баркцайтис, независимый консультант Ассоциации Бизнес Туризма и глава компании W&B Barczaitis gbr. Он выступил на сессии с докладом «Тревел-политика как костяк профессионального тревел-менеджмента». По мнению эксперта, четкая стратегия организации деловых поездок и контроль над инвестициями в этой сфере не только составляют основу грамотного управления, но и позволяют на 20-30% сократить расходы на путешествия в компании.

Своим опытом создания процедуры регулирования командировок в российской корпорации поделилась Ирина Костюкова, выступившая с докладом «Тревел-политика. Сделано в России». Она подробно рассказала гостям сессии о проблемах, связанных с разработкой регламента деловых поездок в компании «Лаборатория Касперского», прошедшей путь от небольшой организации со штатом 150 человек до крупнейшей IT-корпорации, ведущей активную тревел-деятельность. По мнению г-жи Костюковой, эффективность разрозненных должностных инструкций, которые не подчиняются логике единого основополагающего документа, заканчивается, когда бизнес начинает наращивать обороты, в том числе — за счет экспансии на международный рынок. Именно в этот момент перед компанией остро встает проблема нерационального расходования тревел-бюджета, а значит — поднимается вопрос о систематизации командировочной деятельности сотрудников и контроле над ней. «Наличие денег в бюджете — еще не повод для разгула фантазии», — подчеркнула г-жа Костюкова. В своем докладе, посвященном созданию тревел-политики «с нуля», она ответила на часто задаваемый вопрос о том, кому должны делегироваться полномочия по разработке этого свода правил. Так, в компании «Лаборатория Касперского» эти обязанности возложены на целую команду сотрудников, в которую входят представители административного аппарата, юристы компании, специалисты бухгалтерского отдела, HR подразделение, тревел-менеджеры, менеджеры качества бизнес-процессов и сами деловые путешественники.

Правомерность подобного подхода подчеркнули и другие спикеры мероприятия, в частности, Марианна Успенская из компании Siemens. «Работать над созданием тревел-политики должна команда профессионалов», — отметила она.

Г-жа Успенская выступила на сессии АБТ с докладом «Положение о командировании в региональной компании крупного международного концерна». В корпорации Siemens, штат которой насчитывает около полумиллиона сотрудников, а объемы расходов на деловые поездки занимают вторую строчку в мировом рейтинге, тревел-политика как четко зафиксированный документ существует уже более десяти лет. При этом ее «локальные» версии, отдельно разработанные для каждого регионального подразделения компании, подчиняются глобальному регламенту, основу которого составляют так называемые «золотые правила». В число универсальных тревел-стандартов компании Siemens входит правило сотрудничества с одним TMC, политика использования корпоративных карт и единых сервисов онлайн-бронирования.

Г-жа Успенская, как и другие спикеры сессии, поднимала в своем выступлении вопрос о единых стандартах классов сервиса для специалистов всех уровней как важнейшем параметре стабильности тревел-политики, исключающем фактор демотивации сотрудников. Так, поводом для покупки билетов бизнес-класса в компании Siemens может стать только длительность перелета, но не высокая должность сотрудника. При этом общими в корпорации являются не только стандарты сервиса, но и принципы контроля тревел-деятельности. Каждый документ о командировании должен пройти необходимую процедуру авторизации со стороны вышестоящего руководства.

Это требование во многом перекликается с «правилом четырех глаз», о котором рассказала Татьяна Крайнова, выступившая на сессии АБТ с докладом «Внедрение тревел-политики и проблемы, связанные с несоблюдением основных пунктов». Каждый документ компании Tchibo, имеющий отношение к тревел-деятельности, должен получить визу не менее четырех человек, причем последняя подпись остается за генеральным директором. Г-жа Крайнова признала, что реализация этого положения связана с определенными сложностями, однако именно оно позволяет обуздать фантазию сотрудников.

В своем докладе Татьяна Крайнова затронула важный вопрос о возможности заимствования российскими организациями тревел-опыта своих зарубежных коллег. Все спикеры мероприятия оказались солидарны во мнении, что в силу ряда причин, в частности, географических особенностей нашей страны, целый ряд положений тревел-политики в отечественных компаниях будет отличаться национальной спецификой. Как отметил г-н Баркцайтис, в сознании европейца, привыкшего, что перелет на внутренних рейсах не может длиться дольше 50 минут, просто не укладывается, как можно пробыть на борту самолета 8 часов, и при этом все еще находиться на территории одной страны.

Оживленная дискуссия развернулась при обсуждении проблемы соблюдения положений тревел-политики. «Мало создать регламент деловых поездок, надо, чтобы сотрудники ему следовали», — с этим тезисом Татьяны Крайновой были солидарны все спикеры мероприятия. Так, в компании Tchibo регулярно проводятся специальные тренинги и собрания, направленные на закрепление базовых положений тревел-политики, а в целях нейтрализации нарушений регламента деловых поездок практикуется письменная отчетность по командировкам.

По мнению Марианны Успенской, эффективность контроля за исполнением «положения о командировании» во многом зависит от того, работает ли компания с одним или несколькими тревел-агентствами, так как сотрудничество с единым поставщиком туристических услуг составляет 80% успеха тревел-политики. Поддерживая тезис коллеги, Татьяна Крайнова подчеркнула, что многолетняя работа Tchibo с агентством Zelenski Corporate Travel Solutions позволила компании добиться существенного сокращения расходов. В продолжение темы выступила и вице-президент банка ВТБ Ирина Кузнецова. В рамках своего выступления она привела данные опроса, проводившегося партнером АБТ — Association of Corporate Travel Executives (ACTE). Согласно исследованию, 75% участников рынка делового туризма предпочитают иметь единственного тревел-агента.

О важности четкой стратегии деловых поездок говорили на сессии не только корпоративные покупатели, но и поставщики тревел-услуг. Свой взгляд на эту проблему представил Хокан Беверштранд из авиакомпании Lufthansa, выступивший с докладом «Поставщики — за тревел-политику». По его мнению, ясное понимание своих требований, знание существующего положения вещей и возможных альтернатив, а также прозрачность и доверие дают потребителю тревел-услуг возможность вести эффективный диалог с поставщиками и составляют надежную основу многолетнего сотрудничества. Г-н Беверштранд подчеркнул, что «тревел — это не расход, а инвестиция. Вы путешествуете только для того, чтобы ваша компания успешно работала».

Все участники сессии согласились с тем, что четкая и эффективная тревел-политика не только оптимизирует расходы компании, но и повышает статус самого тревел-менеджера. «Документ нужен ему не для того, чтобы поставить галочку. Это главный помощник в делах, в котором должно быть прописано абсолютно все. Ваш контроль — ваша ответственность», — резюмировала выступления спикеров Марианна Успенская.

Как и другие мероприятия Ассоциации Бизнес Туризма, пятая Образовательная сессия не ограничилась официальной частью. Программа была завершена лотереей, где разыгрывались призы от партнеров АБТ. Юлия Крюкова из Toyota Bank и Елена Веретенникова из SUBARU выиграли ваучеры от трансферной компании Carey, а Наталья Росса из компании «Северсталь» и Кристина Юрякина из КБ «Ренессанс Капитал» получили возможность бесплатно оказаться в Лондоне или Вене благодаря призам от Transaero.

В рамках сессии состоялось еще одно торжественное мероприятие — вручение сертификатов тревел-менеджера, подтверждающих профессиональную квалификацию специалистов, прошедших полный курс обучения по образовательной программе АБТ. Церемонию награждения проводил председатель Ассоциации Бизнес Туризма Вадим Зеленский. Он подчеркнул, что АБТ является единственной российской организацией, осуществляющей профессиональную подготовку специалистов в области делового туризма, и пригласил собравшихся посетить следующий обучающий цикл программы, который стартует 19 февраля. Первые сертификаты г-н Зеленский торжественно вручил Кристине Юрякиной из коммерческого банка «Ренессанс Капитал», Инессе Демидовой из Synergy, а также Наталье Юркевич, представлявшей компанию Polus Gold.

Все гости пятой Образовательной сессии АБТ подчеркивали важность этого мероприятия как для дальнейшей работы, так и для собственного профессионального роста. (businesstravelrussia.ru)