Х Юбилейный Форум Административных директоров
28 февраля 2013 года в отеле Шератон Палас в Москве состоялся Х Юбилейный «Форум Административных директоров», организаторами которого выступили компания AHConferences и Российская Ассоциация Бизнес Туризма (АБТ).
В работе Форума приняли участие административные директора, руководители хозяйственных служб, управляющие офисами, главы секретариата и административные менеджеры компаний. Всего мероприятие посетили свыше 100 человек.
Ключевыми темами, поднятыми на Форуме, стали:
— специфика работы административного директора, ее влияние на деловые успехи и достижения компании
— система внутрикорпоративных коммуникаций
— способы мотивации сотрудников административного департамента
— корпоративная тревел-политика
— офисная эргономика, ремонт офисных пространств и управление объектами недвижимости, проектирование и дизайн бизнес-площадей
— автоматизация системы учета и управления имуществом
Программа мероприятия состояла из трех секций: «Повышение эффективности работы сотрудников административного департамента», «Современная философия офиса», «Новые требования — новые решения». Участники Форума получили возможность познакомиться с бизнес-кейсами от административных директоров крупных российских и международных компаний.
Мероприятие открыл модератор Форума, независимый эксперт Павел Волков, выступивший перед участниками с приветственным словом.
Елена Рейзентул, административный директору компании «Яндекс.Деньги», представила доклад на тему «Влияние эффективности работы Административного директора на бизнес-успех компании». Г-жа Рейзентул рассказала об основных задачах, стоящих перед АХД (административно-хозяйственным департаментом), особенностях мотивации сотрудников, способах эффективного внутрикорпоративного взаимодействия, планировании затрат и оптимизации расходов, а также о результатах, которые может достичь компания за счет эффективной работы АХД.
Исполнительный директор «Бюро переводов MTA» Артем Груздев выступил с докладом «Высокая цена дешевого перевода». Он рассказал аудитории об основных рисках, связанных с некачественной работой переводчиков-фрилансеров: репутационных, финансовых, правовых (вплоть до уголовной ответственности), — и привел несколько ярких примеров того, как компания и ее клиенты могут пострадать в случае недобросовестного выполнения переводчиками своих профессиональных задач.
Завершил работу первой секции Форума управляющий директор управления делами «Ренессанс Страхование» Григорий Анцыгин. В своем докладе «Система корпоративных коммуникаций административного департамента как способ повышения эффективности работы» он отметил, что прежние схемы коммуникации устарели, и на передний план выходят специальные корпоративные социальные сети (Yammer, LinkedIn и т.д.). Г-н Анцыгин поделился опытом своей компании, в которой запущена собственная корпоративная сеть на базе Yammer. По словам докладчика, эта сеть вызвала небывалый всплеск обратной связи и уже доказала свою эффективность.
В рамках второй сессии Форума выступили управляющий директор УК «АРМЭКС» Олег Пуговкин, подробно осветивший вопросы эксплуатации объектов недвижимости, и коммерческий директор компании «АйТи. Смарт системы» Артем Дергобузов, рассказавший гостям о современных технологиях в системе учета и управления имуществом. Далее участники Форума заслушали доклады административного менеджера «Каргилл» Александра Дубровского «Ремонт офиса. Оптимизация затрат» и коммерческого директора мебельного комбината «СТОРОСС» Юрия Чибеляева «Перемены в офисе. Это просто».
В заключительной — третьей — секции «Новые требования — новые решения» были подняты актуальные проблемы сферы тревел-менеджмента и корпоративных мероприятий, а также вопросы проектирования и дизайна, особенности проведения тендеров и конкурсов.
Первой в секции выступила вице-президент Банка ВТБ, начальник управления анализа и контроля затрат Ирина Кузнецова. Она начала свою презентацию «Бизнес Тревел программа: стратегия и тактика» с того, что обозначила ключевые различия между понятиями «тревел-менеджмент» и «тревел-программа». В целом, тревел-программа предполагает более комплексный подход и стратегическое сотрудничество, партнерство с поставщиком услуг делового туризма, а не просто клиентские отношения. За формирование и реализацию такой программы должно отвечать не агентство, а профессиональнаяTMC. Г-жа Кузнецова объяснила слушателям, что при выборе поставщика тревел-услуг «нужно самим сделать своего рода snapshot, т.е. фотографию того, что у вас есть, что уже существует, и проанализировать, чего вы хотите добиться, и как этого можно достичь в условиях именно вашей организации». Спикер выделила основные элементы тревел-программы и подробно остановилась на особенностях поиска партнера — TMC — и процессе закупок. Завершая свое выступление, г-жа Кузнецова вновь подчеркнула важность четкого определения правил работы с TMC и рассказала о выгодах от внедрения и контроля за соблюдением тревел-политики (оптимизация и сокращение расходов, развитие партнерских отношений, укрепление имиджа компании и т.д.).
Тему тревел-менеджмента продолжил председатель Российской Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ) Вадим Зеленский. Он отметил, что затраты на деловые поездки — это крупная статья расходов компании, как правило, идущая сразу после расходов на персонал и аренду помещений. Поэтому крайне важно донести до компаний необходимость организовать процессы тревел-менеджмента, поскольку это позволяет существенно сократить издержки (в среднем, на
Председатель АБТ предложил рассмотреть тревел-менеджмент как круг, цикл, делящийся на определенные фазы. Все начинается с аналитики и статистики, которую компании предоставляют TMC, затем — закупки и тендеры, которые обладают в тревел-индустрии своей спецификой. Г-н Зеленский отметил, что эти проблемы будут подробно обсуждаться в ходе ближайшей Образовательной сессии АБТ «Тендер при выборе поставщика услуг делового туризма — как правильно подготовиться и эффективно провести», которая пройдет 9 апреля 2013 года.
Следующая фаза — тревел-политика, «хребет», на котором все строится и держится. Далее идут заявка на командировку, сама командировка, оплата и, наконец, документальное закрытие командировки. Г-н Зеленский уточнил, что необходимо твердо определить, нужна ли собственно деловая поездка или же можно провести переговоры и достичь своих бизнес-целей по телефону, скайпу, в формате телеконференции и т.д. В случае необходимости командировки важно правильно выбрать поставщика услуг, оценивая его опыт и уровень профессионализма, поскольку именно он несет на себе всю ответственность, предоставляет информацию и оказывает помощь в чрезвычайных ситуациях. Что касается оплаты, докладчик осветил такую новую для России тему, как использование специальных корпоративных карт для тревел-услуг, чаще всего виртуальных (такими картами занимаются, в частности, American Express и Diners Club International).
В заключительной части своей презентации г-н Зеленский сделал вывод о том, что экономия корпоративных расходов достигается за счет проведения правильных процедур силами опытных тревел-менеджеров и поставщиков услуг (TMC), а также жесткого контроля за соблюдением тревел-политики, корпоративных договоров и соглашения с TMC.
Председатель АБТ подытожил свое выступление словами об Ассоциации, в частности, ее важной образовательной миссии. Несмотря на то, что за рубежом тревел-менеджмент преподается в учебных заведениях как самостоятельная дисциплина, в России АБТ является единственной площадкой, предлагающей образовательный курс тревел-менеджера. Кроме того, АБТ представляет собой прекрасную платформу для общения с коллегами по тревел-менеджменту, обмена мнениями, опытом, историями успеха, идеями.
Коммерческий директор загородного отеля «Царьград» Павел Сахаров выступил на Форуме с докладом на тему «Корпоративные мероприятия: эффективные инструменты организации и проведения». Работу третьей секции Форума завершил коммерческий директор «АВКУБЕ Commercial» Антон Шипнягин презентацией «Решение бизнес-задач с помощью дизайна. Передовые методики проектирования бизнес-площадей. Современные тенденции дизайна».
Все участники Х Юбилейного «Форума Административных директоров» высоко оценили уровень его организации и проведения. Так, исполнительный директор «Бюро переводов MTA» Артем Груздев рассказал корреспонденту АБТ о том, что его компания впервые посетила это мероприятие, осталась очень довольна результатами и планирует впредь принимать участие в Форуме: «Решение было стратегическим, потому что зачастую компании, с которыми мы работаем, вернее, те лица, которые принимают решения по нашему направлению, это не первые лица компании, а именно административные директора. Здесь собралась наша целевая аудитория. После моего выступления уже несколько человек подошли пообщаться — это очень хороший показатель того, что это действительно профильное для нас мероприятие». Он также отметил, что участники Форума проявляли живой интерес к содержанию всех выступлений и пришли на конференцию решать свои профессиональные задачи.
Представитель ГК «Автомир» Игорь Емельянов также остался доволен результатами проведения Форума: «Мои ожидания от мероприятия оправдались на все 100%. Я живу этой темой, это мои вопросы, в том числе, и бизнес-тревел. Что-то я услышал для себя впервые, другие моменты в нашей компании уже регламентированы, формализованы и не являются проблемой. Для меня ценны не только выступления спикеров, но и возможности кулуарного общения с коллегами, возможности делиться опытом. Последнее время я регулярно посещаю мероприятия, проводимые AH Conferences».
Влада Стеканова
