На IV Образовательной сессии АБТ обсудили инсентив-поездки

«Инсентив — расходы или инвестиции? Мотивационные поездки и события как часть системы управления бюджетами деловых поездок» — этой теме была посвящена четвертая Образовательная сессия Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ), прошедшая 18 сентября в отеле Radisson Blu Belorusskaya. Спонсором мероприятия стала авиакомпания «Международные Авиалинии Украины».

ABT-0109

«Ассоциация объединяет вокруг себя непосредственных заказчиков услуг, — отметил в своем приветственном слове модератор сессии Филипп Лукьяненко, генеральный директор HRG. — Поэтому основной ее миссией является формирование рынка — именно заказчик в первую очередь определяет, какие услуги ему необходимы, и как должен выглядеть продукт».

На встрече специалисты-практики рассуждали, как оценить успешность мероприятия, какие регионы России наиболее благоприятны для MICE-туризма, а также делились своим опытом по организации мероприятий.

Елена Саакова, SAP: Инсентив — расходы или инвестиции?

«Чтобы определить, успешно ли прошло мероприятие, нужно понять его цели. Любая компания стремится получить прибыль, и задача маркетолога — способствовать этому. А значит, цели мероприятия можно уточнить у коллег из подразделения продаж», — отметила в своем выступлении г-жа Саакова.

Успешно проведенное мероприятие помогает продвинуться к закрытию сделки с существующими клиентами или же установить новое сотрудничество. Но как этого добиться?

«Надо достучаться до сердец тех, кого вы приглашаете, — убеждена Елена Саакова. — Все продукты примерно одинаковы, поэтому сегодня требуется эмоциональный подход. Сейчас сложно удивить людей страной — акцент лучше сделать на программе: пригласить интересных спикеров, выбрать необычную площадку. Клиентов нужно удивлять и показывать им то, что они не смогут увидеть самостоятельно. А „островок“ приятных воспоминаний о событии обязательно поможет в дальнейшей работе».

Безусловно, получить искреннюю благодарность довольных клиентов очень приятно, однако конечная оценка мероприятия оценивается финансовыми показателями. В компании SAP используется система CRM (Customer Relationship Management), которая позволяет отследить появление нового клиента, увидеть взаимосвязь маркетинга и продаж и рассчитать KPI проводимых мероприятий.

Евгения Хохлова, Accenture: Практический опыт компании в проведении мероприятий

Компания нацелена на установление и развитие отношений с заказчиками. В России Accenture дляклиентов организует бизнес-завтраки, круглые столы. «Мы стараемся удивить прежде всего контентом и часто приглашаем международных экспертов, — делится опытом г-жа Хохлова. — Перед мероприятием нужно обязательно встретиться с человеком и убедиться, что он сумеет донести до аудитории свои знания». Также компания организует для клиентов поездки в инновационные лаборатории, где представляет свои технологические разработки: «Мы стараемся сочетать приятное с полезным — говорим о своих услугах, но в то же время даем возможность приятно провести время».

Компания серьезно относится к программе лояльности в отношении сотрудников. Когда Accenture пришла в Россию, все руководящие должности занимали иностранцы. Но потом было принято решение «растить» собственных лидеров.

Анатолий Курюмов, IBC Travel: Особенности организации мероприятий в регионах

«По статистике, в Москве проводится 60% всех мероприятий, и только 40% — в регионах России», — отметил г-н Курюмов. По его словам, связано это с тем, что перед желающими провести региональное мероприятие встает ряд проблем.

«В частности, с региональными организациями сложно выстраивать финансовые отношения, потому что в их подходе отсутствует гибкость. Корпорант привык к постоплате, а площадка хочет получить деньги сразу и сейчас — таков русский бизнес в регионах», — констатировал Анатолий Курюмов. — Кроме того, бывает, что площадки оформлены на несколько юридических лиц, поэтому невозможно ввести единый вид оплаты и решить вопрос с НДС«

Также он подчеркнул, что во многих регионах слабо развита транспортная сеть и высока цена перевозок.

Говоря о наиболее приспособленных городах для проведения мероприятий, А. Курюмов добавил, что после Москвы и Санкт-Петербурга на третье место можно поставить Екатеринбург. «Казань изучила международный опыт и провела интеллектуальный брендинг территории — к Универсиаде 2013 года город преобразится. Необходимо также выделить Ростов-на-Дону, Самару, Нижний Новгород», — добавил он.

Pat Durocher, Meeting process. Planning & sourcing

Г-жа Дюрочер занимается подбором отелей и мест для проведения мероприятий. Возглавляемая ею компания Global Cynergies имеет головной офис в США и представительства в 65 странах мира, и 60% организуемых ей мероприятий проводятся за пределами Северной Америки. Эксперт рассказала, какой алгоритм действий она использует для подготовки события, выделив три этапа: планирование, поиск и заключение договоров.

На этапе планирования важно определить цели мероприятия и выяснить, чего ожидают клиенты от события, рассчитать бюджет. Также необходимо оценить инфраструктуру и продумать все перемещения.

«К составлению заявки на мероприятие следует подойти очень тщательно и описать в RFP все, что может вас заинтересовать — так вы получите наиболее адекватные предложения. Необходимо четко понимать, что в запросе является необходимым, а что лишь желательным. Если свести собранную информацию в единую форму, то сравнивать предложения будет легко и удобно», — отметила она.

Далее последуют переговоры с выбранными поставщиками. На обсуждении нужно выяснить все детали возможного сотрудничества — узнать о скрытых платежах, о правилах отмены бронирования, различных штрафах. «Нужно обсудить время заезда и выезда, возможность использовать переговорную комнату, и даже такие вещи, как пользование бассейном и тренажерным залом», — добавила П. Дюрошер. — Каждая страна имеет свои особенности, и, чтобы заключить выгодный контракт, нужно постоянно следить за тем, что происходит на рынке, знать предложения, уровень цен. Все детали и все услуги, которыми будут пользоваться клиенты, необходимо прописать в контракте во избежание недоразумений. Главная задача — минимизировать риски и получить услуги по наиболее выгодной цене«.

Посетители образовательной сессии отметили хорошую организацию мероприятия и оценили информативность представленных докладов. Следующая Образовательная сессия Ассоциации Бизнес Туризма на тему «Положение о деловых поездках и служебных командировках в компании (Corporate Travel Policy): как создать, развивать и следовать» пройдет 5 декабря 2012 года. (businesstravelrussia.ru)



ABT-0020








































ABT-0165

ABT-0099

ABT-0140

ABT-0077

ABT-0055