Образовательная сессия ABT-ACTE Russia: работа с отелем — от общего к частному
Очередная образовательная сессия российской Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ) на тему «Взаимодействие с отелем. Новый ракурс», прошла в отеле «Балчуг Кемпински» 10 апреля 2014 года. Мероприятие посетили руководители тревел-департаментов, тревел-менеджеры, административные директора крупнейших российских и международных компаний: Kaspersky Lab, Shell, Bayer, BBDO Group, KPMG, Sberbank Cib, McKinsey, VTB, PepsiCo, «Афиша-Рамблер-SUP», ABB, Beeline, Blackwood, «Русал» и другие.
Генеральным спонсором образовательной сессии выступила компания The Leading Hotels of the World (LHW) — крупнейшая в мире ассоциация гостиничного бизнеса, объединяющая более 430 роскошных отелей, курортов и SPA-комплексов в 80 странах.
«Для LHW сотрудничество с АБТ — это, в первую очередь, уникальная возможность вести прямой диалог с российскими корпоративными покупателями. Дополнительное преимущество образовательных сессий, в которых мы участвуем уже не в первый раз, — правильно выбранный формат, сочетающий познавательную часть и неформальную обстановку, что создает прекрасную атмосферу для делового общения», — отметила Анастасия Белякова, региональный директор The Leading Hotels of the World по России и странам СНГ.
На мероприятии свои доклады представили: креативный директор департамента MICE&Event компании UTS Group Алисия Леус, региональный директор The Leading Hotels of the World по России и странам СНГ Анастасия Белякова, генеральный директор ООО «Юпитер+» и ООО «Таурус», ACTE Country Champion Ирина Кузнецова, ведущий специалист по организации клиентских мероприятий в компании Beeline Анжела Старкова.
Каждый тревел-менеджер хотел бы, чтобы сотрудники отелей, ресторанов, транспортных служб понимали его с полуслова. К сожалению, так бывает не всегда: ресторан забывает предложить гостям вегетарианское меню, трансфер опаздывает на два часа, а менеджеры отеля не успевают оперативно разместить гостей. Подобные недоразумения могут испортить впечатление даже от самого грандиозного мероприятия. О том, как корпоративным покупателям и поставщикам услуг начать продуктивную работу без взаимных претензий, шла речь на образовательной сессии ABT-ACTE Russia.
Алисия Леус рассказала слушателям о том, как грамотно управлять эмоциями участников корпоративных мероприятий. Нужного результата поможет добиться WOW-эффект. По словам спикера, эти сильные эмоции подобны хорошему десерту: их не должно быть много, такие впечатления нужно заранее подготовить и вовремя подать. Кроме того, удачный WOW-эффект способен нормализовать отношения в коллективе, мотивировать к дальнейшим действиям.
Кроме того, г-жа Леус дала практические рекомендации, как организовать MICE-мероприятие. «Хорошо организованное мероприятие запоминается надолго, но, чтобы все задуманное получилось, необходимо максимально ответственно подойти к выбору площадки, постараться учесть все технические нюансы», — заявила г-жа Леус.
Спикер подчеркнула, что в любом деле важен диалог: «Каждая сторона должна понимать, какая задача стоит перед тем или иным мероприятием. Секрет успеха прост: нужно слышать и слушать друг друга».
Анастасия Белякова, выступившая с презентацией «Специфика контрактной политики отелей, расположенных в разных странах, при работе с корпоративными клиентами», поделилась опытом The Leading Hotels of the World и представила программу лояльности Leaders Club как альтернативу контрактным отношениям для тех бизнес-путешественников, чья география поездок значительно варьируется.
«Каждый тревел-менеджер хотел бы, чтобы весь процесс работы с отелем стал максимально простым и унифицированным. Компания The Leading Hotels предоставляет разнообразные варианты эффективной работы — от выгрузки корпоративных цен в GDS до предоставления доступа к корпоративным тарифам через колл-центр LHW, расположенный в Москве. Что касается организации MICE-мероприятий, для продуктивной коммуникации отельерам еще на начальной стадии взаимодействия с компанией необходимо знать все требования и пожелания, предполагаемую концепцию события, задачи. Важно понимать, кто именно является участниками выездного мероприятия — сотрудники компании или клиенты, а не только предполагаемые даты и необходимое количество номеров. Только доверительные отношения между заказчиком и поставщиком могут открыть возможности для эффективного взаимодействия», — заявила г-жа Белякова.
Спикер подчеркнула, что хотя иногда гостям кажется, что отель специально не идет на уступки, как правило, невозможность удовлетворения некоторых требований корпоративного клиента может быть обусловлена особенностями законодательства или системы налогообложения страны, в которой расположен отель. Тем не менее, компромиссы или решения, удовлетворяющие все стороны, возможны.
В своем выступлении Ирина Кузнецова дала практические советы, которые помогут поставщикам услуг лучше понять корпоративных клиентов, а тревел-специалистам разработать стратегию, которая будет эффективно работать как на этапе тендера, так и в период непосредственного сотрудничества.
«Как избежать проблем? Ответ прост: необходимо общаться, разговаривать, находиться всегда на связи. Ведь именно партнерские отношения помогают решить многие проблемы», — заявила г-жа Кузнецова.
Спикер отметила, что при подготовке к MICE-мероприятию большинство тревел-менеджеров хотели бы воспользоваться «службой одного окна», то есть работать с одним координатором и через него решать все вопросы. Кроме того, для каждого тревел-специалиста важна безопасность сотрудников при проживании в гостиницах различного типа, забота и внимание со стороны персонала, Wi-Fi, разнообразное меню, чистота и скорость обслуживания. Если гостиница предлагает дополнительные услуги, то это также всегда большой плюс.
Анжела Старкова рассказала слушателям о том, как организовать поездку для VIP-гостей, которых не так-то просто удивить.
«Если отель готовится принять VIP-группу, то сотрудники должны понимать, что у гостей могут возникнуть довольно нестандартные пожелания. Их, впрочем, вполне может удовлетворить любой отель, при условии, что у персонала будет время на подготовку. Чтобы все стороны оказались довольны результатом, достаточно предоставлять друг другу как можно больше информации», — подчеркнула г-жа Старкова.
В рамках панельной дискуссии участники образовательной сессии смогли задать вопросы и поделиться с аудиторией профессиональным опытом.
В финале мероприятия были разыграны ценные призы от партнеров и спонсоров АБТ: SPA-процедуры в московском отеле «Садовое кольцо», страховка от компании ERV с суммой покрытия 50 тыс. $, проживание в отеле «Мистраль», годовая подписка на журнал Business Traveller и сертификат на 300 € от компании Weekends Travel.
«Несмотря на то, что я занимаюсь организацией деловых поездок и довольно далек от организации MICE-мероприятий, мне было очень интересно послушать выступления экспертов. Сейчас все только и говорят о том, что нужен WOW-эффект, но мало кто действительно осознает, что скрывается за этим понятием. Мне кажется, что благодаря образовательной сессии каждый гость открыл для себя много нового, как в своей работе, так и в работе поставщиков услуг», — подчеркнул Дмитрий Кабанов, старший специалист по организации деловых поездок компании Sberbank Cib.
«Я первый раз на образовательной сессии, но могу сказать, что буду стараться посещать каждое мероприятие ABT-ACTE Russia. Все темы очень интересные, а самое главное, здесь можно задать вопросы экспертам отрасли и пообщаться с коллегами», — отметила Ольга Синицына из компании ABB.
Следующая Образовательная сессия ABT-ACTE Russia пройдет 2 июня 2014 года.
Фотоотчет с мероприятия можно посмотреть на странице АБТ в Facebook в разделе «Фотографии» и подразделе «Альбомы» (facebook.com/ABT.Russia/photos_albums).
Софья Дукорская
Фотогалерея: