Образовательная сессия АБТ-ACTE Russia: российский рынок уже оценил преимущества корпоративных платежных решений
Вторая образовательная сессия АБТ-ACTE Russia, посвященная корпоративным платежным решениям в России, состоялась 7 октября в Красном зале гостиницы «Метрополь». Мероприятие стало продолжением летней сессии, где профессионалы бизнес-тревел индустрии обсуждали в основном корпоративные карты для персонального использования сотрудниками. На этот раз темой встречи стали централизованные счета для оплаты услуг в категории тревел, а также методы и преимущества интеграции подобных инструментов с внутренними системами компании.
Участниками образовательной сессии АБТ-ACTE Russia «Корпоративные платежные решения. Требования. Практики. Ожидания» стали руководители тревел-департаментов, тревел-менеджеры, специалисты по закупкам, административные директора компаний AFI Development, «Лаборатория Касперского», Roche, Банк «Петрокоммерц», BNS Group, Oriflame, «АльфаСтрахование», KPMG и многих других российских и международных организаций.
Партнерами мероприятия выступили туроператор «АРТ-ТУР», туристическое объединение «Планета Сочи», международный поставщик гостиничных решений HRS.com, агентство делового туризма UTS Group, коллекция роскошных отелей The Leading Hotels of the World, транспортная компания Accord и American Express Bank LLC.
В любой компании вся информация о тревел-транзакциях где, когда, сколько и на что потрачено деловым путешественником впоследствии используется для бухгалтерского учета. Но практика показывает, что сотрудники большинства организаций до сих пор вручную заносят эту информацию в финансовую систему. При этом сегодня на российском рынке уже представлены «продвинутые» платежные решения, благодаря которым непосредственно в момент транзакции вся информация о ней сразу попадает в банк и торговую точку в оцифрованном виде. О преимуществах таких технологий и их интеграции с автоматическими системами управления предприятием рассказал директор по коммерческим продуктам компании Visa Андрей Запруднов.
«Процесс передачи данных начинается с того, что организация заказывает у банка программу корпоративных платежных решений. Банк выпускает карты виртуальные, либо на физическом носителе и выдает их сотрудникам компании, которые, в свою очередь, используют эти карты для оплаты разных типов расходов, согласно внутренней политике: к примеру, авиабилетов, проживания в отеле или закупок, поэтапно описал технологию г-н Запруднов. Данные о транзакциях поступают в банк, который с помощью Visa передает их в электронном виде в организацию».
Эксперт также пояснил, что если компания использует единый счет для оплаты определенного типа расходов сразу нескольких сотрудников (т.н. lodge-карту), то это дает ей возможность получать расширенные данные не только от банка, но и от ТМС. В этом случае агентство производит оплату забронированных билетов или услуг по поручению компании, используя номер централизованной корпоративной карты.
Подробнее о централизованных платежных решениях, представленных на российском рынке, на примере BTA (Business Travel Account) рассказал директор департамента обслуживания корпоративных клиентов American Express Bank Александр Сафонов. По мнению спикера, потребность в наличии lodge-карты, или виртуальной кредитной карты для оплаты расходов на корпоративные мероприятия и деловые поездки всех сотрудников через уполномоченные агентства, сегодня ощущает все большее количество компаний. Во многом это связано с тем, что в связи с возможными рисками и внутренней политикой компании далеко не каждому сотруднику можно выдать индивидуальную корпоративную кредитную карту. Такие инструменты платежа, как правило, получают только те работники, которые часто ездят в командировки и/или имеют высокий статус.
По словам эксперта, внедрение BTA на российском рынке сопровождалось значительной оптимизацией этого продукта, в частности под требования законодательства. За рубежом источником информации по транзакциям служат преимущественно системы бронирования данных, которые туда заносятся, достаточно для бухгалтерии и финансового отдела компании. «Но в России необходимо получать более подробную информацию и поэтому важнейшим элементом нашей программы стала реализация связки c TMC, обмен данными и их возвращение в детализированном виде клиенту, отмечает г-н Сафонов. По результатам месяца мы совместно с агентством передаем компании уже выверенные данные».
Была решена и проблема расхождения информации в отчетах ТМС и банка. Зачастую транзакции, совершенные, к примеру, 30-го числа, не успевают пройти по платежным системам до конца текущего месяца, поэтому сумма в выписке по централизованному счету меньше той, что указана в закрывающих документах от TMC. Следовательно, возникают расхождения. «Со временем мы начали показывать клиенту эту разницу и предоставлять ему выбор производить оплату по фиксированной задолженности или по фактической, говорит г-н Сафонов. Мы называем эту дилемму казначей бухгалтер: казначейство всегда хочет платить меньше и позже, а бухгалтерии важно, чтобы все сходилось».
Процедура, связанная с устранением возможных расхождений в закрывающих документах от агентства и выписке от American Express Bank, не влечет за собой дополнительные расходы компании, но лишь незначительно усложняет бухгалтерский учет. В этом уже убедились на практике специалисты компании ABB, которая в июне 2014 года в целях оптимизации процессов управления тревел-расходами перешла на схему использования BTA American Express.
При сотрудничестве ТМС с такими крупными клиентами, как ABB, обращение к банкам, предоставляющим кредитные решения, неизбежно. Ведь тревел-агентства не располагают таким объемом заемных средств, который бы позволил самостоятельно раз в 10 дней производить оплату заказанных авиабилетов в пользу перевозчика, согласно установленной IATA унифицированной системе взаиморасчетов BSP (Billing and Settlement Plan). Выставлять счета каждые 10 дней также не представляется возможным, ведь у крупных компаний сложный и длительный процесс реконсиляции.
«Самый оптимальный выход в такой ситуации обращение к банкам, которые готовы предоставить этот кредит, а American Express Bank, в частности, дает его на срок от 28 до 58 дней», рассказывает генеральный директор российского представительства «Хогг Робинсон Групп» (HRG) Филипп Лукьяненко.
Помимо положительного эффекта от рассрочки платежа, руководитель отдела непроизводственных закупок компании ABB Александр Котов подчеркнул и ряд других преимуществ использования BTA в компании. Среди них улучшение качества отчетности и KPI по соблюдению сроков оплаты. «Когда мы не работали по схеме BTA, из-за сложного процесса сверки мы не всегда успевали вовремя произвести оплату. Сейчас этой проблемы нет благодаря оптимизации процесса передачи данных и получению расширенной отсрочки, которая агентству не дается», рассказал спикер.
Темы образовательной сессии вызвали такой интерес среди участников, что обсуждения продолжались и за дверями конференц-зала в неформальной обстановке во время кофе-брейка и ланча. Причем сессия стала полезной как для представителей компаний, которые еще не перешли на продвинутые технологии передачи и обработки данных и использование lodge-карт, так и для тех, кто уже работает с ними.
«Я считаю, что название образовательная сессия в данном случае полностью оправдано, считает руководитель администрации сети гипермаркетов бытовой техники и электроники Медиа-Маркт-Сатурн Инна Альшевская. Тому, что мы сегодня узнали, нигде не учат, о подобных новинках ни на каких курсах не рассказывают, а здесь коллеги делятся информацией о том, что сейчас актуально и прогрессивно, а также своим опытом, из которого мы можем извлечь уроки и выводы. Наша компания будет рассматривать те решения, о которых шла речь».
Директор по развитию продаж HRS.com в России и СНГ Александра Наумова поделилась, что их корпоративные клиенты в основном используют платежные системы AirPlus, но, к сожалению, этот глобальный провайдер на российском рынке не представлен, поэтому lodge-карты от American Express Bank или Visa актуальная тема для обсуждений.
Между тем участники отмечали практическую ценность проведения не только конкретно этой образовательной сессии. Так, специалист отдела маркетинга и рекламы туроператора «АРТ-ТУР» Ратмир Романов подчеркнул: «Необходимость сессий, проводимых АБТ-ACTE Russia, продиктована действительностью MICE-сегмент в России находится на волне, и необходимо постоянное обновление знаний и контактов, внедрение высокотехнологичных решений. Кроме того, темы образовательных сессий всегда подобраны грамотно: они отвечают всем проблемам бизнес-туризма и в России, и за рубежом».
Кстати, на образовательной сессии гостей ждали и приятные сюрпризы. Партнеры мероприятия разыграли среди участников сертификаты на различные услуги. Так, двое участников сессии смогут в любой точке мира воспользоваться трансфером от компании Accord, еще двое позавтракать в ресторане «Метрополь» (каждый ваучер на две персоны). Туристическое объединение «Планета Сочи» подарила счастливчику возможность провести запоминающиеся выходные на черноморской Ривьере, остановившись в отеле «Хаятт Ридженси Сочи» сертификат на проживание в нем в течение 3-х дней и 2-х ночей стал главным призом. Кроме того, после ланча всем желающим предложили отправиться на увлекательную экскурсию по залам и номерам гостиницы «Метрополь», где история таится буквально за каждой дверью, а произведений искусства не меньше, чем в музее.
Наталья Травова