Тревел-команды Сибири снова в «игре»: тревел-менеджеры и поставщики Новосибирска и Тюмени встретились на «поле» образовательных сессий АБТ-ACTE Russia

АБТ-ACTE Russia в очередной раз отправилась в Западную Сибирь с образовательными мероприятиями. Региональная конференция, посвященная современному тревел-менеджменту, управлению командировками и организации мероприятий, состоялась 26 мая в Тюмени. А уже через два дня в Новосибирске прошел семинар в формате бизнес-завтрака, участники которого обсудили проблему оптимизации бюджета.

Партнерами региональной конференции в отеле «Mercure Тюмень Центр» выступили агентство делового туризма FСm Travel Solutions, гостиничный оператор Starwood Hotels and Resorts, сеть отелей Mercure, авиаперевозчик Etihad Airways и компания по организации бизнес-поездок «Бюро Пеликан». В мероприятии приняли участие специалисты по работе с персоналом и делопроизводству, бухгалтеры, руководители и генеральные директора компаний «Газпром геологоразведка», Сбербанк, «Лукойл-Инжиниринг», Тюменский нефтяной научный центр, «ТюменНИИгипрогаз», Югорский проектный институт и других.

В рамках первой сессии участники обсудили этапы и риски тендерного процесса, вопросы документооборота и отчетности при организации командировок, а также оптимизацию расходов.

Выступление Ольги Белюсенко, исполнительного директора FСm Travel Solutions, было посвящено тендерам на услуги ТМС в контексте сокращения расходов на командировки. Г-жа Белюсенко озвучила и ряд рекомендаций, разработанных Fcm Travel Solutions в отношении гостиничных программ. По словам эксперта, чтобы оптимизировать бюджет на размещение сотрудников во время поездок, необходимо сравнивать сразу четыре тарифа — на стойке, из программы клиента, из программы ТМС и тариф консолидатора. При этом клиенты должны учитывать, что условия бронирования через консолидатора всегда будут менее привлекательными, чем при работе по прямым договорам с гостиницами. «Одно из оптимальных решений — работать через ТМС, имеющую локальную гостиничную программу, и создать/обновлять собственную программу предпочитаемых отелей», — отметила г-жа Белюсенко. Кроме того, спикер рассказала о дополнительных возможностях экономии: выделении в сборах затрат на финансирование, регулярном аудите и правильном выборе поставщика.

На особенностях заключения двух- и трехсторонних договоров с поставщиками остановилась генеральный директор «Бюро Пеликан» Анна Василенко. Возвращаясь к вопросу проведения тендеров, эксперт подчеркнула, что выбор TMC по критерию наименьшего сервисного сбора зачастую приводит к разочарованию. Цены на услуги, предоставляемые таким агентством, впоследствии оказываются выше — соответственно, об экономии говорить не приходится.

«Размер сервисного сбора в общей структуре расходов (на приобретение билетов, размещение в гостиницах) составляет, как правило, 3-5%. А при взвешенном подходе к выбору тарифов авиакомпаний, гостиниц — в том числе за счет заключения трехсторонних договоров с поставщиками — размер экономии может достичь и 15%, и 20%!», — считает г-жа Василенко.

Во время панельной дискуссии, посвященной работе корпоративных покупателей с представителями авиакомпаний и отелей, наибольший интерес вызвали веб- и групповые тарифы и вопрос ценообразования в целом. «Для нас, как представителей TMC, было особенно важно, что корпоративные покупатели получили ответы, что называется, „от первого лица“. Уверена, что актуальная информация, которую почерпнули участники мероприятия, позволит им в дальнейшем лучше ориентироваться в различных практических ситуациях. Например, после предыдущего образовательного мероприятия АБТ-ACTE мы пересмотрели с одним из наших клиентов имевшуюся в компании тревел-политику, и ее обновленный вариант уже успешно работает. Мы надеемся, что участники майской сессии, вдохновленные новыми идеями, смогут сделать свою работу еще более эффективной, а путешествия сотрудников — комфортными и экономичными», — подчеркнула г-жа Василенко.

Вторая сессия, в которой приняли участие корпоративные покупатели, представители TMC и MICE-агентств, была посвящена корпоративным поездкам и встречам. Участники обсудили, как провести конференцию, бизнес-завтрак или образовательный семинар так, чтобы улучшить имидж компании.

В своем выступлении «Корпоративные поездки и мероприятия: цели и средства» директор по работе с партнерами АБТ-ACTE Ирина Михалькова подробно остановилась на составляющих успешного ивента: месте проведения, формате, выборе надежного поставщика и анализе обратной связи.

Ольга Петрушина из АНО «Агентство современных коммуникаций» и Юлия Каргаполова из МИЦ «Моя Территория» рассказали о том, как программы корпоративного отдыха помогают повысить эффективность работы сотрудников и укрепляют коллектив. Г-жа Каргаполова обозначила три основных императива, принятых в организации:

— управлять собой: поставить перед собой конкретные цели, определиться с форматами;

— управлять своей сетью: организовать партнерскую поддержку, вовлекать людей в свою работу, получать обратную связь;

— управлять своей командой: ответственно подходить к развитию сотрудников (в частности, к работе с личными и командными целями), формированию амбициозных планов.

«Мы изменяем мир — нужно только приложить усилие, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки», — заключила г-жа Каргаполова.

В дискуссии в ходе второй сессии принимали участие представители отелей: «Центрального дома апартаментов», «Mercure Тюмень Центр», «Евразии», Starwood Hotels & Resorts и других. Г-жа Михалькова отметила, что поставщики услуг откровенно обсуждали с аудиторией темы тарификации и льгот, дополнительные услуги, а также возможные нарушения договоренности о минимальной доступной цене через сайт агентств. «Отельеры были единодушны в том, что цена, доступная конечному потребителю для бронирования через любые онлайн-ресурсы, не должна быть ниже открытой цены, которую может предоставить отель напрямую», — подчеркнула она.

Начальник службы по связям с общественностью и СМИ компании «ТюменНИИгипрогаз» Станислав Белов поделился опытом организации визитов в Китай. Эксперт указал на то, что в таких поездках в основном возникают проблемы с переводом, так как в Поднебесной далеко не все владеют английским языком. Поэтому спикер посоветовал заранее подготовиться к командировке: составить тезаурус, договориться о работе двух переводчиков, если группа больше семи человек, перевести материалы на китайский язык, изучить традиции принимающей страны. «Например, в Китае принято подавать визитную карточку двумя руками в знак уважения, а в завершении встречи заведено обмениваться подарками», — рассказал эксперт.

Благодаря чувству юмора г-на Белова его выступление было увлекательным и легким для восприятия. «Яркий спикер — одна из самых важных составляющих успеха любого ивента», — уверена Ирина Михалькова.

На третьей сессии участники обсудили особенности заключения корпоративных договоров с отелями. В рамках панельной дискуссии были затронуты также специфика и риски такой формы сотрудничества, как allotment — когда гостиница на определенных условиях «держит» для компании блок мест без предварительной оплаты. Эксперты также пояснили, от чего зависят специальные тарифы для корпоративных клиентов и включение дополнительных услуг в корпоративные программы.

Участники мероприятия отметили, что программа была насыщенной и конференция прошла очень конструктивно. По мнению генерального директора гостиницы «Спасская» Виталия Самойлика, такие площадки очень полезны тем, что участники получают возможность установить новые контакты и найти новые точки роста. «Особенно следует отметить важность предоставленной возможности пообщаться с представителями агентств и обсудить непростые вопросы „дележа“ заказчика между гостиницей и агентством», — добавил г-н Самойлик.

Станислав Белов обратил внимание на «рабочий формат встречи». «Лучшим подтверждением этого может служить тот факт, что после обеденного перерыва количество слушателей почти не изменилось, в то время как обычно этот показатель падает, по меньшей мере, в два раза», — отметил г-н Белов. — По итогам мероприятия я поручил подготовить трехсторонние соглашения с перевозчиками и поставщиком авиабилетов («Бюро Пеликан») и аналогичные договоры с отелями. Надеюсь, такие мероприятия станут доброй традицией«.

«В первую очередь хочется сказать, что второе мероприятие АБТ-АСТЕ Russia в Тюмени (первое состоялось 14 октября 2014 года — прим. ред.) прошло, безусловно, намного удачнее первого. Интересно, что и там, и там больше вопросов задавали даже не во время дискуссии, а в перерывах, — поделилась впечатлениями Ирина Михалькова. — А еще мы выбрали (не без помощи партнеров) просто отличную площадку! В отеле „Mercure Тюмень Центр“ сотрудники всегда готовы прийти на помощь. И, что немаловажно, большинство участников конференции воспользовались возможностью проинспектировать отель — значит, мероприятие оказалось максимально полезным для всех задействованных сторон».

Семинар в формате бизнес-завтрака в Новосибирске был посвящен тревел-политике и особенностям заключения договоров между корпоративными клиентам и отелями. Мероприятие прошло в отеле «Азимут» при поддержке Новосибирской ассоциации туристских организаций (НАТО), сети отелей Azimut Hotels, гостиницы «Swissotel Красные Холмы», гостиничного оператора Starwood Hotels and Resorts, агентств делового туризма Unifest Travel и Global Star Travel Management. На бизнес-завтраке присутствовали представители компаний «Холидей», «Сибирский синтепон», «Восточная техника», «Газпромнефть», Imperia Private Banking, Danone, а также Совета депутатов города Новосибирска.

Первой на семинаре взяла слово исполнительный директор АБТ-ACTE Russia Екатерина Александрова, подробно рассказавшая об особенностях разработки и внедрения тревел-политики (положения о командировании). По словам эксперта, главная цель этого документа состоит в поиске путей оптимизации бизнес-процессов. При этом тревел-политику необходимо регулярно менять в соответствии с нуждами компании и ситуацией на рынке. «Рынок деловых путешествий можно сравнить с футбольным полем: на одной его части находятся корпоративные покупатели, на другой — поставщики. Игроки постоянно взаимодействуют, и всегда есть место диалогу», — отметила г-жа Александрова.

Среди возможностей оптимизации спикер назвала установление лимитов на проживание сотрудников, составление списка приоритетных отелей, участие в корпоративных программах авиакомпаний, консолидацию объемов, ранее бронирование, использование online booking tool, автоматизацию тревел-политики и анализ статистики.

Региональный директор Unifest Travel Константин Лутошкин остановился на роли бизнес-тревел агентств в сокращении расходов компании. По его словам, при выборе ТМС следует руководствоваться следующими факторами: репутацией и надежностью агентства, уровнем владения новейшими технологиями, профессионализмом персонала и устойчивостью операционного процесса, наличием надежных и долгосрочных отношений с поставщиками. Спикер рассказал о каналах экономии средств компании, среди которых ТМС (позволяет сэкономить 3-5%), трехсторонние контракты с поставщиками (5-15%), оптимизация административных расходов (15-30%), а также планирование заказов и тревел-политика (30-50%). Г-н Лутошкин привел в пример раннее бронирование, при помощи которого можно сэкономить до 92% стоимости билета, если делать заказ в правильное время.

Живое обсуждение среди участников бизнес-завтрака вызвало выступление менеджера по корпоративным продажам «Swissotel Красные Холмы» Марины Давыдовой, говорившей о заключении договоров между корпоративными клиентами и отелями. Спикер подробно остановилась на трех возможных видах сотрудничества: запросе на предложение — RFP (Request for Proposal), прямом договоре и трехстороннем договоре.

Плюсами первого вида являются, к примеру, возможность глобальной оценки рынка, структурированность, эффективность; второго — гарантия цены, персональный подход и планирование бюджета; третьего — планирование и оптимизация бюджета, решение комплексных задач и более гибкие условия финансовых расчетов.

Г-жа Александрова отметила, что информация о трехсторонних договорах вызвала большой интерес у участников семинара, поскольку многие компании привыкают работать по одной схеме — например, пользуясь только услугами ТМС. Выступление г-жи Давыдовой помогло корпоративным покупателям понять, какие еще возможности существуют на рынке.

«Участников семинара было даже больше, чем мы рассчитывали, — подытожила Екатерина Александрова. — И все были очень активны — задавали вопросы спикерам, высказывали свое мнение. Чувствовалась обратная связь».

«Очень открытый формат, доброжелательная обстановка, хорошая организация. Некоторые темы для обсуждения для нас не новые, но тем не менее было довольно много интересной информации, особенно по сотрудничеству с ТМС», — поделилась впечатлениями Анна Гончар, помощник генерального директора компании «Восточная техника».

Екатерина Ларина