В чем сила байкальского MICE, обсудили участники конференции АБТ-ACTE Russia в Иркутске

В чем сила байкальского MICE? В стандартных прогулках на квадроциклах, полетах на воздушном шаре или… в горячих позах? На этот интригующий вопрос попытались ответить участники образовательной конференции АБТ-ACTE Russia «Современный тревел-менеджмент и MICE» в Иркутске. Встреча состоялась в музейно-планетарном комплексе «Ноосфера» 21 апреля.

Позы (буузы) – традиционное бурятское блюдо. Они представляют собой «чашечки» из теста с начинкой из мяса и зелени и готовятся исключительно на пару. Это одна из многих уникальных «фишек» Байкальского региона. Буузы обязательно стоит попробовать, уверены все, кто приезжает в эти края. Но гости из других регионов здесь бывают не так часто, как хотелось бы. По мнению Анастасии Зотовой, руководителя отельно-туристической группы «Метрополь», это связано с расхожим «заблуждением 3D»: что поездка на Байкал – это Далеко, Долго и Дорого. Действительно, полет до Улан-Удэ или Иркутска составляет около 5,5 – 6,5 часов, а средняя стоимость билетов в оба конца – 30 тыс. рублей. Однако Байкал может предложить уникальный опыт: экспедиции, турниры по гольфу, командную рыбалку, путешествия на хивусе (катере с воздушной подушкой)… И все это – на льду самого глубокого озера на планете! «Выход из зоны комфорта и незабываемые впечатления участникам поездки обеспечены!» – уверена г-жа Зотова.

Свое видение секрета успешного MICE на Байкале представила и Евгения Гуляева, специалист по работе с корпоративными клиентами «Гранд Байкал». Она рассказала о концепции business + pleasure, возможностях конференц-площадок и отелей региона.

Мария Соколова, идеолог специальных проектов агентства креативных решений «Мы», уверена, что любой выездной ивент должен погружать участников в мифологию региона, делать их не гостями, а путешественниками. Г-жа Соколова и управляющий партнер агентства Михаил Климанов поделились с аудиторией идеями о том, как организовать и провести мероприятия недорого – в любом регионе. «Мероприятие, будь то конференция или инсентив для отдела, не обязано быть дорогим: иногда достаточно хороших партнерских отношений с поставщиками, качественной полиграфии и собственного ума», – уверена Мария.

Представители "Мы" считают, что ни в коем случае нельзя пытаться сократить затраты за счет участников. По словам экспертов, бюджет заказчика не подвергнется серьезным «встряскам», если переосмыслить логистику – например, провести встречу на оригинальной, но не очень раскрученной площадке. Ведь самое главное для любого мероприятия – локация. «Деловые путешественники должны почувствовать колорит незнакомого места, традиции. Задумайтесь, что именно может стать MICE-ресурсом? И используйте эти возможности по полной!», – посоветовали эксперты.

Они особо подчеркнули, что задача принимающей стороны – предложить гостям нестандартные активности, которые не найти в других регионах. «Например, покататься на квадроциклах или устроить сплав на рафтах можно где угодно. Для этого не нужно ехать на Байкал», – отметили эксперты «Мы».

«Коллеги озвучили самую актуальную и злободневную тему – как провести мероприятие, которое принесло бы участникам и пользу, и удовольствие, причем с минимальными затратами для компании. И даже привели примеры – рассказали о командных стратегических, приключенческих и интеллектуальных играх», – поделилась впечатлениями Маргарита Тименкова, эксперт отдела по сопровождению служебных командировок «Сибур».

Успешное мероприятие – это не только полет творческой фантазии, это самое настоящее программирование, считает Елизавета Ионнисян, менеджер эксклюзивных MICE и тимбилдинговых проектов «Русские просторы».

Программирование в MICE – это алгоритм, отметила спикер. Для начала агентству важно получить четкий и корректно сформулированный запрос. Например, запрос на MICE-мероприятие должен содержать дату, количество участников, направление или место проведения, формат ивента, бюджет (если он заранее известен), а также срок ответа. Если все данные верны, клиент получит ответ в кратчайшие сроки. «К примеру, в компании Catalyst есть более 100 готовых сценариев с подробным описанием задач, которые они помогают решить», – рассказала г-жа Ионнисян.

«Главная проблема MICE в регионах в том, что партнеры отвечают долго, предлагают пакетную стоимость, а описание услуг довольно скудное и некорректное», – поделилась мнением спикер. Между тем, оптимальное время ответа – не более 48 часов. «Как правило, мы ждем подробную презентацию сервисов, конкретные названия ресторанов и площадок и предварительные меню, стоимость за каждую услугу. Очень полезными бывают комментарии по программе, основанные на личном опыте, и владение современными технологиями», – отметила она.

«Программистский подход» к тревелу и MICE применила и Юлия Евлахова, руководитель отдела организации деловых поездок BNS Group, разложившая на составляющие схему выбора поставщиков в регионах.

«Процесс выбора начинается с ответа на четыре простых вопроса: цель, что и где, зачем и с какой помощью», – сказала г-жа Евлахова. В первую очередь клиент должен определиться со своими запросами. Затем следуют написание технического задания, составление списка предпочтительных поставщиков, анализ и оценка, выбор, заключение договора и далее – контроль за его исполнением. Если в этой цепочке не было сбоев, в результате корпоративный покупатель получает экономию при бюджетировании и постоянного надежного поставщика.

Г-жа Евлахова также поделилась со слушателями статистикой по MICE-направлениям своей компании. До 2015 года 80% поездок приходилось на заграницу, 20% – на Россию. Однако в 2016 году в связи с сокращением бюджетов была пересмотрена география путешествий. После этого соотношение составило 50% на 50%.

«Байкал меня поразил своей мощью и красотой. Как MICE-маршрут он весьма интересен, но мало кто о нем знает. При этом у Байкала колоссальные возможности для принятия разных групп, с различным наполнением программы на любой вкус и запрос», – считает спикер.

Екатерина Александрова, исполнительный директор АБТ-ACTE Russia, посвятила свое выступление перспективам и тенденциям MICE-отрасли. Опираясь на данные ежегодного глобального исследования Yearbook-2016, она рассказала, что более половины современных компаний (более 62%) объединяют управление деловыми поездками и мероприятиями. Причем подавляющее большинство фирм (почти 93%) пользуются для организации инсентив-поездок, семинаров и конференций услугами специализированного MICE-агентства. Около 39% респондентов, принимавших участие в опросе для Yearbook, отметили, что заключают договор с тремя и более агентствами, почти 27% – с двумя, 33% – с одним. Чаще всего (39%) корпорации в год тратят на MICE от одного до пяти млн руб. Количество мероприятий в 2015 году осталось прежним по сравнению с 2014-м, считают большинство участников опроса (около 67%). Более 29% отмечают, что оно сократилось, и всего около 4% – что возросло.

«Прогноз по MICE на 2016 год и далее в целом положительный, – считает г-жа Александрова. – Во многих компаниях впервые после кризиса начали выделять средства на мероприятия, при том что это не основополагающая потребность, а маркетинг».

Панельная дискуссия была посвящена критериям отбора поставщиков при проведении выездного корпоративного мероприятия. В ней приняли участие Юлия Евлахова, Михаил Климанов, Екатерина Борисова (менеджер проектов CWT Meetings & Events, Москва) и Анастасия Зотова. Роль модератора взяла на себя Евгения Гуляева.

После обеда коммерческий директор Courtyard by Marriott Irkutsk City Center Марина Еремова выступила с презентацией «Свежий подход в организации мероприятий Meetings Imagined». Она напомнила участникам, что через пять лет половина всех сотрудников будет принадлежать к поколению миллениумов. «Они глобальны, мобильны и социально активны, открыты для диалога», – отметила спикер.

При этом предпочтения бизнес-туристов уже изменились – поэтому им требуются совершенно иные мероприятия, чем были раньше и есть сейчас. «Потребители воспринимают мир более визуально, чем прежде, организаторы хотят новых идей, а клиенты – достигать при проведении мероприятий определенных целей», – подчеркнула г-жа Еремова.

Среди наиболее распространенных целей – образование, генерация новых идей, принятие решений, работа в группе, празднование значимых дат, запуск нового продукта. Именно для достижения этих целей и была создана концепция Meetings Imagined, которая «меняет традиционный подход к мероприятиям, пробуждает фантазию и помогает творчески решать бизнес задачи».

Анна Антонова, менеджер отдела MICE-Россия агентства «5 Stars» познакомила участников конференции с возможностями конференц-отелей и новым форматом площадок для MICE.

Хотя MICE в России уже занял все относящиеся к нему ниши (встречи, выставки, ивенты, инсентивы, тимбилдинги), потенциал для роста в отрасли еще есть, и немалый, уверена г-жа Антонова. «Главный ключ к успешной подготовке конференции – это командная работа всего отеля, где планируется встреча, налаженная коммуникация, лояльное отношение сотрудников как к гостям, так и к организаторам. Именно эти факторы позволяют решить все сложнейшие задачи и провести проект на высшем уровне», – считает эксперт.

Спикер подчеркнула, что возможности конгресс-отелей во всем мире примерно одинаковы, и заказчики выбирают не столько сам отель, сколько пакет дополнительных опций – экскурсии, меню, варианты отдыха, возможность получения каких-либо бонусов.

«Если вы предоставите фрукты в номер руководителя, а некоторым участникам возможность бесплатно повысить класс номера, предложите им приветственный коктейль, это оставит приятные впечатления об отеле. И в следующий раз клиент вернется именно к вам», – заключила г-жа Антонова.

«На конференции состоялся диалог между представителями MICE-агентств, DMC и корпоративными покупателями. Это позволило раскрыть и обсудить все насущные вопросы, обменяться мнениями и дать советы друг другу», – подытожила Юлия Евлахова.

Партнерами мероприятия выступили администрация города Иркутска, сеть турагентств «Метрополь-Экспресс», туристические компании Tour East Group и «Гранд Байкал», отель Courtyard Marriott Irkutsk City Center, авиакомпания «Аэрофлот», ресторан «Миша», компания Catalyst Россия, горнолыжный курорт «Соболиная гора» и принимающая компания (DMC) Russkie Prostori. Конференция завершилась лотереей.

Екатерина Ларина