Зачем персональному ассистенту быть «всезнайкой», и чем «лягушка-квакушка» очаровала «сообщество муравьев»?

Кого вы, будучи муравьем, охотнее приняли бы в свое сообщество: мышку-норушку, лягушку-квакушку или лисичку-сестричку? Такую нестандартную задачу поставила перед участниками семинара АБТ-ACTE Russia для персональных и бизнес-ассистентов Анастасия Мархай, помощник руководителя в Orange Business Services. Встреча состоялась 26 апреля в «Swissotel Красные Холмы».

В роли мышки-норушки выступила Марина Садовская (Knauf), лисички-сестрички – Ирина Буряк (Syngenta), лягушки-квакушки – Павел Ермилов (ФГУП «Космическая связь»). Обсуждая каждую кандидатуру, «сообщество муравьев» разобралось в искусстве ведения переговоров и выяснило, что необходимо для того, чтобы успешно убеждать и властвовать. Симпатии аудитории оказались на стороне лягушки-квакушки, которая делала акцент не на своих личных качествах, а на том, какую пользу она может принести сообществу.

После игры-тренинга Анастасия познакомила аудиторию с основными «ключами мотивации», которыми следует пользоваться на переговорах. В их число вошли комплимент ресурсу, готовность идти на продуманные уступки, признание собственных ограничений, предложение в ответ на заявленную потребность, формирование у партнера ощущения контроля последствий и указание источника получения информации. К «могильщикам» же, которые воспринимаются как попытка воздействия или угроза, спикер отнесла лесть, противоречивость позиции, предложение «мимо потребности», отсутствие понятной выгоды для двух сторон, негативные отзывы от третьих лиц и «давление на жалость».

«Участники игры смогли не только раскрепоститься перед коллегами, но и на практике закрепить полученные знания. Получился мини-тренинг: такой формат оживляет мероприятия», – отметила Мария Дождикова, персональный ассистент генерального директора FM Vostok.

«Подобный опыт полезен и тем, кто делает первые шаги в профессии, и профессионалам, решившим пересмотреть сферу своей деятельности либо поменять компанию-работодателя», – сказала Марина Садовская.

«Такие семинары – своего рода отвлечение от текущей деятельности с погружением в более глобальную профессиональную среду», – добавила Анна Брагина, помощник члена правления, вице-президента по корпоративным и правовым вопросам ПАО «МТС».

«Помните, что поиск работы и собеседования – это всегда диалог!», – напутствовала слушателей Ирина Буряк из компании Syngenta, представившая практические навыки ведения переговоров немного под другим углом зрения. Эксперт посвятила свое выступление проблеме поиска работы. По ее словам, найти достойное место персональному ассистенту непросто. «Работодатели часто сами не знают, кто им нужен. Кроме того, процесс замедляет и безответность некоторых компаний: ответа от них можно ожидать неделями», – рассказала г-жа Буряк. В результате поиск подходящего места может затянуться на полгода и более.

Спикер дала участникам семинара рекомендации, которые были сформулированы на основе ее личного опыта. «Для того чтобы найти «работу мечты», в первую очередь нужно разобраться в себе. Хорошим решением станет личностный SWOT-анализ», – убеждена Ирина. Так, еще до начала поисков полезно проанализировать свои текущие обязанности – это поможет понять, что вы умеете, и чему еще стоит научиться. Также важно поработать надо самопрезентацией – как профессиональной, так и личностной. Затем следует обдумать, чего вы хотите от работы, и выбрать несколько предпочтительных отраслей.

«Заранее подумайте о том, чем вы готовы пожертвовать, а во время беседы с HR-специалистом расспросите о корпоративной культуре потенциального работодателя: наличии социального пакета, графике отпусков и прочих существенных моментах», – посоветовала участникам семинара г-жа Буряк.

Среди других важных факторов при поиске работы – своевременное обновление резюме. По словам эксперта, внося правки, нужно сделать акцент на количественных и качественных характеристиках работы, а также определить нижнюю границу зарплаты.

«Ищите через все доступные источники, не обращая внимания на название должности. Внимательно прочитайте предъявляемые к кандидату требования, и вы поймете, чего именно хочет работодатель!» – указала спикер. Слушатели назвали выступление г-жи Буряк «кладезем структурированных пошаговых советов по поиску работы».

О параллельном решении нескольких задач и грамотном тайм-менеджменте, которые требуются профессиональному ассистенту, рассказала участникам семинара Анастасия Воробьева из Honeywell. Г-жа Воробьева – помощник генерального директора и президента компании по России и странам СНГ, и также оказывает активную поддержку вице-президенту по работе с государственными структурами, директору по маркетингу, директору по развитию рынка и различным департаментам внутри компании. Ее основные обязанности – ведение календарей руководителей, полная тревел-поддержка, донесение поручений руководства до ответственных сотрудников, поддержка приезжающих делегаций топ-уровня, организация корпоративных мероприятий и составление авансовых отчетов.

«Одно из самых важных качеств персонального ассистента, работающего с несколькими руководителями – стрессоустойчивость. Еще очень важно искренне уважать и любить своих руководителей, знать их привычки и вкусы. Так вы сможете предугадать развитие самых разных нестандартных ситуаций, – поделилась опытом спикер. – На этой работе нужно быть «всезнайкой»: всегда быть в курсе, что, где и когда происходит. И главное – с кем».

Г-жа Воробьева указала, как важно хранить всю важную информацию о встречах, мероприятиях и поездках в электронной почте. Но и вносить ее в ежедневник или записывать на другой носитель тоже не помешает. Самые важные документы должны находиться в одной папке, регулярно обновляться и содержаться в порядке. «Но, разумеется, доступ к интернету у вас должен быть всегда», – подчеркнула Анастасия.

Спикер также призвала слушателей отказаться на рабочем месте от социальных сетей, поскольку они отнимают слишком много времени и внимания. В список наиболее значительных принципов персонального ассистента также входят расстановка приоритетов и делегирование полномочий. «Не стоит брать на себя абсолютно все – ведь даже у самого замечательного ассистента должны быть личное время и пространство», – заключила г-жа Воробьева.

Многие участники мероприятия особо отметили программу Анны Колебаевой из Starwood, разработанную специально под запросы персональных ассистентов. Большой интерес участники также проявили к выступлению Валентины Кузнецовой из Lufthansa Group, которая рассказала, как оптимизировать расходы на командировки и мотивировать своих сотрудников благодаря программе PartnerPlusBenefit.

«Формат семинаров АБТ-ACTE Russia для персональных ассистентов больше напоминает деловой клуб, площадку для дискуссии и обмена опытом в неформальной обстановке», – поделилась впечатлениями Алина Конева, помощник вице-президента компании Oracle.

Екатерина Ларина